# Conflito de interesses em compras e fornecedores: controle proporcional ao risco

> A prima da presidente é dona da gráfica mais barata da cidade. Pode contratar? Veja como declarar e registrar conflitos de interesse, separar quem pede de quem aprova, qualificar fornecedores conforme o risco e escrever um fluxo de compras por faixa de valor, sem engessar a ONG.

- URL: https://blog.nexussocial.com.br/posts/conflito-de-interesses-compras-e-fornecedores-controle-proporcional
- Publicado em: 2026-11-07
- Autor: Equipe Nexus (Blog Nexus Social)
- Palavras-chave: conflito de interesses ONG, compras ONG, fornecedores OSC, governança ONG, controle interno, aprovação de despesas, cotação de preços, segregação de funções, declaração de conflito de interesses, Nexus Social

## Pontos-Chave sobre Conflito de Interesses em Compras

- **Conflito de interesses não é crime nem pecado: é uma situação a declarar.** O problema não é existir um parente fornecedor; é ninguém saber disso na hora de decidir.
- **Duas regras simples resolvem a maior parte dos casos:** quem solicita a compra não a aprova, e quem tem interesse no contrato não decide sobre ele.
- **A qualificação do fornecedor é proporcional ao risco e ao valor.** Uma compra de material de escritório não pede o mesmo cuidado que uma obra ou um serviço contínuo.
- **Despesa sem fornecedor identificado deve aparecer como "não identificada"**, nunca ser preenchida com um nome genérico para "fechar" o registro.
- **Cotações valem quando a regra do instrumento ou a política da ONG exigem.** Exigi-las para tudo burocratiza; dispensá-las onde são exigidas gera glosa.

## O Que É Conflito de Interesses (Sem Linguagem Jurídica)

Há conflito de interesses quando alguém que participa de uma decisão da ONG tem um **interesse pessoal** que pode, ou parecer que pode, influenciar essa decisão. Em compras, os casos típicos são:

- o fornecedor é **parente** de um dirigente, de um coordenador ou de quem faz a compra;
- o fornecedor é uma **empresa da qual um dirigente ou funcionário é sócio**, ou que está ligada a ele;
- o fornecedor é **ex-empregador, sócio ou amigo próximo** de quem decide;
- a pessoa que escolhe o fornecedor recebe **algum benefício** dele (presente, desconto pessoal, comissão).

Perceba o que a definição não diz: não diz que o fornecedor é desonesto nem que o preço é ruim. Em cidades pequenas, o fornecedor mais conveniente pode ser, de fato, um conhecido, e isso é normal. O risco está na **decisão sem transparência**. Uma situação declarada, registrada e decidida por quem não tem interesse costuma ser defensável. A mesma situação escondida costuma ser lida, por financiadores e auditores, como problema, mesmo que o preço fosse justo.

Importante: parentesco e vínculos de dirigentes com a administração pública, quando há parceria, têm regras próprias, que dependem do instrumento e da lei aplicável. O texto sobre [governança e controle interno no MROSC](/posts/governanca-controle-interno-mrosc-oscs) trata das vedações a dirigentes na Lei 13.019/2014; neste texto o foco é a rotina de compras, e qualquer dúvida sobre se uma situação específica é permitida deve ser levada ao jurídico ou ao instrumento da parceria.

## Passo 1: Declarar e Registrar

A base de tudo é um **registro simples de declarações**. Sem ele, nenhuma regra de impedimento funciona, porque ninguém sabe quem está ligado a quem.

### Como fazer em ONG pequena

1. **Uma declaração anual** assinada por dirigentes, conselheiros, coordenadores e quem tem poder de compra, listando vínculos relevantes: parentes e empresas com as quais tenham ligação societária ou financeira relevante, e que possam vender para a ONG.
2. **Uma declaração pontual**, sempre que surgir uma situação nova ("meu cunhado abriu uma empresa de eventos").
3. **Um registro central**, guardado pela secretaria ou pela diretoria, com acesso restrito, pois contém informações pessoais (e o acesso é revisto quando alguém sai, como mostra o texto sobre [desligamento na ONG](/posts/desligamento-na-ong-revogar-acesso-e-transferir-conhecimento)).
4. **Uma pergunta padrão no pedido de compra:** "Há relação entre o fornecedor e alguém da ONG?" Se sim, o fluxo muda (veja adiante).

Esse registro não precisa de sistema. Uma planilha com nome, vínculo declarado, data e quem recebeu a declaração cumpre o papel. Cuide do acesso e do tempo de guarda, que devem ser definidos pela ONG com apoio do jurídico, já que são dados pessoais.

### O que a declaração não faz

Ela não proíbe automaticamente a contratação. Ela **muda quem decide e que cuidado extra se aplica**, o que leva ao próximo passo.

## Passo 2: Separar Quem Pede, Quem Aprova e Quem Paga

O controle mais eficaz contra conflito de interesses é o mais simples: **quem solicita a compra não a aprova.** Esse é um recorte da separação de funções, tratada com mais profundidade em [segregação de funções em ONG pequena](/posts/segregacao-de-funcoes-ong-pequena-controles-compensatorios), inclusive com alternativas para quando a equipe é muito enxuta.

Em compras, as funções que importam são:

| Função | Pergunta que responde |
|---|---|
| **Solicitar** | Quem identificou a necessidade? |
| **Escolher o fornecedor** | Quem pesquisou e recomendou? |
| **Aprovar** | Quem autoriza o gasto? |
| **Receber** | Quem confirma que o produto ou serviço chegou como combinado? |
| **Pagar e registrar** | Quem executa o pagamento e lança a despesa? |

Não é necessário que cinco pessoas diferentes ocupem cinco papéis. O mínimo útil, em qualquer porte, é:

- **solicitante e aprovador são pessoas diferentes;**
- **quem tem interesse no contrato não aprova nem pesquisa o fornecedor** (e, se for dirigente, declara-se impedido na ata ou no registro);
- **quem paga não é a única pessoa que escolhe o fornecedor.**

### E quando o interessado é o próprio aprovador?

Se a presidente é a única com alçada para aprovar e a gráfica é da prima dela, a decisão passa a outra pessoa: vice-presidente, tesoureiro, outro membro da diretoria ou o conselho fiscal, conforme o estatuto. Esse caminho alternativo deve estar escrito **antes**, na política de compras, para que ninguém precise inventá-lo no calor do momento. O texto sobre [papéis do conselho fiscal e da diretoria](/posts/conselho-fiscal-diretoria-ong-papeis-documentos-rotina) ajuda a identificar quem na estrutura pode assumir essa decisão.

## Passo 3: Qualificar o Fornecedor na Medida do Risco

Qualificar fornecedor significa conhecer minimamente quem a ONG está contratando. O erro comum é tratar todos igual: ou nenhum cuidado, ou uma burocracia que afasta fornecedores pequenos e boas ofertas.

A regra de ouro é a **proporcionalidade**: quanto maior o valor, a recorrência e o risco, maior o cuidado.

| Nível | Quando se aplica (exemplo ilustrativo) | Cuidados costumam ser |
|---|---|---|
| **Baixo** | Compra pequena, pontual, sem risco (material de escritório, lanche) | Comprovante em nome do fornecedor, registro da despesa e resposta à pergunta padrão sobre vínculo |
| **Médio** | Compra de valor relevante para a ONG ou serviço repetido | Dados cadastrais do fornecedor, comparação de ao menos duas propostas quando a política exigir, conferência de que a atividade do fornecedor corresponde ao objeto |
| **Alto** | Serviço contínuo, obra, contratação de maior valor, ou fornecedor ligado a pessoa da ONG | Contrato ou proposta formal, aprovação por pessoa independente, verificação de documentos conforme o jurídico orientar, e registro da justificativa da escolha |

Os valores que separam um nível do outro são **definidos pela ONG**, de acordo com seu orçamento e o que o instrumento da parceria exigir. Não existe número universal; o que importa é que a faixa esteja escrita.

### Qualificação mínima

O fornecedor existe e é identificável, a atividade dele combina com o objeto e ele emite o comprovante fiscal adequado (confirme com o contador qual vale em cada caso). Certidões e outros requisitos dependem do instrumento e da lei aplicável; confirme com o jurídico. Para a validade das certidões, veja [como ler a habilitação de um edital](/posts/como-ler-a-habilitacao-de-um-edital-marcos-e-validade-das-certidoes).

## Passo 4: Despesa Sem Fornecedor Identificado É "Não Identificada"

Uma tentação do fim do mês: um comprovante ilegível, um recibo sem nome, um pagamento por Pix sem informação do favorecido. Para "fechar a conciliação", alguém preenche o fornecedor com "diversos" ou com o nome de um fornecedor frequente.

Isso é pior do que deixar em aberto, porque **cria uma informação que parece verdadeira e não é**. A prática recomendada é outra:

- se o fornecedor não pôde ser identificado, a despesa fica marcada como **"fornecedor não identificado"**;
- ela entra numa lista de pendências com responsável e prazo para esclarecer;
- relatórios à diretoria e a financiadores mostram **quantas despesas estão nessa situação**, como um indicador de qualidade do controle;
- enquanto não for esclarecida, a despesa pode não ser aceita em prestações de contas que exijam identificação (confirme no instrumento).

Esse princípio é o mesmo da honestidade de dados que vale em outras áreas: "não informado" não equivale a "não existe" nem a "tudo certo". O texto sobre [documentos para prestação de contas](/posts/documentos-prestacao-contas-ong) mostra por que a identificação do fornecedor pesa na conferência.

## Passo 5: Cotações Só Quando Fazem Sentido

Pedir três orçamentos para toda compra parece prudente, mas na prática costuma gerar dois problemas: a equipe passa a obter cotações de fachada só para cumprir o rito, e perde-se tempo em compras triviais.

Uma abordagem mais honesta é esta:

- **A cotação é exigida quando a regra do instrumento ou a política da ONG determinam.** Parcerias com recursos públicos ou editais podem ter regras próprias sobre pesquisa de preços; a ONG confirma no instrumento aplicável.
- **A política da ONG define faixas.** Abaixo de certo valor, basta o preço justificado; acima, duas ou mais propostas; muito acima, formalização e aprovação em instância superior.
- **A escolha da proposta mais cara é justificada por escrito** (prazo, qualidade, experiência, exclusividade).
- **Quando há vínculo declarado, a exigência de comparação aumenta**, justamente porque a ONG precisa demonstrar que a escolha foi vantajosa.

A cotação não é um ritual de desconfiança: é a forma de a ONG provar, depois, que gastou bem.

## Passo 6: Concentração de Fornecedores como Indicador

Um relatório trimestral simples, com os maiores fornecedores por valor e a marcação dos que têm vínculo declarado, mostra riscos que as regras isoladas não pegam: um fornecedor com parte grande do gasto sem nunca ter sido comparado, ou pagamentos fracionados para ficar abaixo de um limite de aprovação. Concentração não é errada por si só; merece atenção. Para separar o que foi só aprovado do que já foi pago, veja [previsto, comprometido, recebido e pago](/posts/previsto-comprometido-recebido-pago-gestao-financeira-ong). O tema combina com o [relatório de gestão e a reunião mensal da diretoria](/posts/diretoria-ong-relatorio-gestao-indicadores-reuniao-mensal).

## Passo 7: Um Fluxo Escrito por Faixa de Valor

Tudo isso vira rotina quando cabe numa página. Um fluxo por faixa, com valores **ilustrativos** que cada ONG substitui pelos seus:

| Faixa (exemplo) | Quem solicita | Quem aprova | Cotação | Registro |
|---|---|---|---|---|
| Até R$ 500 | Qualquer coordenador | Coordenador diferente do solicitante, ou a coordenação geral | Preço justificado | Comprovante e categoria |
| De R$ 500 a R$ 5.000 | Coordenador | Coordenação geral ou financeiro | Duas propostas, se a política exigir | Comprovante, propostas e pergunta sobre vínculo |
| Acima de R$ 5.000 | Coordenador com justificativa | Diretoria (sem o interessado, se houver vínculo) | Três propostas ou justificativa de exceção | Contrato ou proposta formal, ata de aprovação |

Algumas observações:

- Os valores acima são exemplos. **Cada ONG define suas faixas**, observando o que o instrumento da parceria exigir.
- **Em qualquer faixa**, a pergunta sobre vínculo é obrigatória; o que muda é quem decide e quanto se documenta.
- **Exceções existem** (urgência, fornecedor único), mas são registradas com justificativa e levadas à diretoria.

## Exemplo Ilustrativo

Uma ONG de contraturno precisa de camisetas para um evento. A coordenadora de eventos, Marta, sugere a confecção de uma conhecida. O tesoureiro lembra que essa conhecida é cunhada da vice-presidente, que, por sua vez, aprova as compras da ONG.

O caminho com processo:

1. Marta registra a necessidade e responde "sim" à pergunta sobre vínculo.
2. A vice-presidente se declara impedida de aprovar, e a compra passa para o tesoureiro e a presidente.
3. Como há vínculo, a política pede três propostas. A confecção da cunhada vence por preço e prazo, e a justificativa é anotada.
4. A decisão consta na ata da diretoria, com a abstenção da vice-presidente.
5. No relatório trimestral, o fornecedor aparece marcado como "vínculo declarado".

Resultado: a ONG contratou quem era melhor, e pode **provar** por que e como. Sem o processo, o mesmo contrato seria uma pergunta incômoda de qualquer auditor ou doador.

## Como o Nexus Social Trata o Assunto

O processo vale com ou sem sistema. No Nexus Social, as despesas podem ser registradas com comprovante e categoria e acompanhadas por projeto, e o controle de acesso por papéis ajuda a separar quem lança de quem consulta. A política de compras, as faixas de valor e a decisão sobre quem se declara impedido continuam sendo definidas pela ONG.

## Perguntas Frequentes

### Posso contratar um fornecedor que é parente de um dirigente?

Em muitas situações é possível do ponto de vista do estatuto, mas depende do que o estatuto, o instrumento da parceria e a lei aplicável dizem, principalmente quando há recursos públicos. Confirme com o jurídico. Quando permitido, o caminho recomendado é declarar o vínculo, afastar o interessado da decisão e documentar a justificativa da escolha.

### Toda compra precisa de três cotações?

Não necessariamente. A exigência vem do instrumento da parceria ou da política da própria ONG. Defina faixas de valor e exija comparação onde o risco ou a regra pedirem, em vez de aplicar o mesmo ritual a toda compra.

### O que fazer com uma despesa cujo fornecedor não consigo identificar?

Registre como "fornecedor não identificado", abra uma pendência com responsável e prazo e tente esclarecer com a emissão de comprovante ou com a confirmação do pagamento. Evite preencher com nome genérico ou de outro fornecedor, pois isso mascara o problema.

### Em uma ONG com três pessoas, como separar solicitante e aprovador?

Use o que existe: o solicitante é sempre uma pessoa e o aprovador, outra; compras maiores passam por um membro da diretoria ou do conselho que não participe da rotina. Os controles compensatórios descritos no texto sobre segregação de funções ajudam quando a equipe é muito pequena.

### Qualificar fornecedor não afasta pequenos prestadores locais?

Pode afastar se a exigência for desproporcional. Por isso o cuidado cresce com valor e risco: compras pequenas pedem pouco além de comprovante e identificação. Reserve exigências maiores para contratações maiores ou contínuas.

## Conclusão

Conflito de interesses em compras se resolve com transparência e processo: declarar vínculos, separar quem pede de quem aprova, qualificar o fornecedor conforme o risco, não disfarçar despesa sem identificação e escrever um fluxo por faixa de valor. Comece pelo registro de declarações e pela pergunta padrão no pedido de compra.

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## Fontes e Referências

- [Lei nº 13.019/2014 (MROSC) — Planalto](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l13019.htm) — Parcerias com a administração pública; as regras de compras e vedações variam conforme o instrumento, e o art. 51 trata da conta específica dos recursos da parceria
- Faixas de valor, exigência de cotações, guarda de declarações e requisitos de qualificação de fornecedores dependem do instrumento aplicável e da política da ONG; confirme com o jurídico e o contador