# Desligamento na ONG: revogar o acesso sem perder o conhecimento > Quando alguém sai da ONG, não basta trocar uma senha. A saída é um processo com duas metades: cortar o acesso no mesmo dia e transferir o que a pessoa sabia. Veja um roteiro simples, o que fazer com o histórico e o indicador que mostra se a ONG está no controle. - URL: https://blog.nexussocial.com.br/posts/desligamento-na-ong-revogar-acesso-e-transferir-conhecimento - Publicado em: 2026-11-07 - Autor: Equipe Nexus (Blog Nexus Social) - Palavras-chave: desligamento ONG, revogar acesso ex-voluntário, saída de funcionário ONG, transferência de conhecimento, passagem de casos, senhas institucionais, segurança de acesso ONG, funções críticas, gestão de equipe terceiro setor, Nexus Social ## Pontos-Chave sobre Desligamento e Transferência de Conhecimento - **A saída é um processo, não um evento.** Ele tem duas metades: encerrar o que a pessoa podia acessar e receber o que ela sabia e guardava. - **Revogar o acesso no dia** é a meta que torna o resto simples. Cada dia de atraso é um dia em que alguém sem vínculo continua podendo entrar. - **Revogar acesso não é apagar histórico.** Os registros feitos pela pessoa continuam existindo; a retenção de dados é avaliada à parte, com cuidado. - **A autoria histórica não se reescreve.** Quando outra pessoa assume um caso, o que foi registrado antes continua atribuído a quem o registrou. - **Conhecimento que só existe na cabeça de alguém é risco institucional.** Rotinas, contatos, prazos e senhas institucionais precisam ter lugar e substituto. ## Dois Erros Opostos Existem dois jeitos comuns de errar em uma saída. O primeiro é **sair sem fechar nada**: a pessoa deixa de aparecer, mas continua com a senha do sistema, o acesso à pasta compartilhada, o grupo de mensagens da equipe e a chave da sala. Ninguém se lembra de revogar, porque ninguém tem uma lista. O texto sobre [revogar acessos de voluntários e equipe na saída](/posts/revogar-acessos-voluntarios-equipe-saida-ong) trata desse risco; aqui o foco é o processo completo. O segundo é **fechar tudo e perder tudo**: o acesso é cortado e, com ele, a única cópia dos contatos de um parceiro, a planilha com a rotina do mês ou a senha institucional que só aquela pessoa sabia. A ONG fica segura e, ao mesmo tempo, travada. Um bom desligamento evita os dois: **corta o acesso rapidamente e recolhe o conhecimento com método.** ## O Roteiro de Saída em Quatro Blocos Vale ter o roteiro escrito, em uma página, e usá-lo para qualquer saída: voluntária, contratada, prestadora, estagiária ou membro de diretoria. A [classificação do vínculo de cada pessoa](/posts/clt-prestador-estagiario-e-voluntario-procedimentos-diferentes) e as obrigações formais de encerramento (documentos, pagamentos, comunicações) devem ser validadas com o contador e com a assessoria trabalhista; o que segue trata dos acessos e do conhecimento. ### Bloco 1: acessos digitais (no dia) | Item | O que fazer | Quem confere | |---|---|---| | Conta no sistema ou planilha da ONG | Desativar ou retirar o perfil de acesso | Administração | | E-mail institucional | Encerrar o acesso; definir redirecionamento de mensagens, se necessário | Administração | | Pastas e arquivos compartilhados | Retirar a pessoa das permissões | Administração | | Grupos de mensagens da equipe | Remover; avaliar o que mudou de lugar | Coordenação | | Redes sociais e contas institucionais | Trocar a senha, remover como administradora | Comunicação | | Ferramentas de terceiros (design, e-mail em massa, banco) | Retirar o acesso individual e conferir quem é o titular da conta | Financeiro e direção | | Acessos externos (portais de parceiros, plataformas de prestação de contas) | Comunicar a mudança e atualizar o cadastro de responsável | Quem responde pela parceria | A lógica é **ter uma lista de onde a pessoa tinha acesso antes de ela sair**. Sem lista, a revogação depende de memória. O texto sobre [riscos das contas compartilhadas](/posts/contas-compartilhadas-ongs-riscos-seguranca) mostra por que o acesso individual facilita a saída: quando todos usam a mesma conta, "revogar" significa trocar a senha de todo mundo. ### Bloco 2: coisas físicas (no dia ou na semana) - Chaves, crachás e controles de acesso à sede. - Computadores, celulares, pen drives e outros equipamentos da ONG. - Documentos em papel, arquivos e materiais de projetos. - Cartões, se houver, e comprovantes de uso. Registre a devolução com data e quem recebeu. Em equipamentos, defina o que acontece com os arquivos que estão neles (copiar o que é da ONG antes de apagar ou formatar). ### Bloco 3: passagem de trabalho Aqui estão os itens que o sistema não captura: - **Casos e atendimentos em andamento:** quem assume cada um, com uma conversa de passagem e a leitura do histórico. - **Contatos:** parceiros, financiadores, fornecedores e rede de serviços, com o contexto da relação (o que foi combinado, o que está pendente). - **Prazos e obrigações:** o que vence nos próximos 60 dias e sob responsabilidade de quem ficava. A [matriz de obrigações](/posts/matriz-de-obrigacoes-ong-prazos-responsaveis-provas) é o instrumento para isso; a pessoa que sai deve ter linhas ali, e essas linhas ganham novo responsável. - **Senhas institucionais:** as que existem em nome da ONG (cofre de senhas, conta do domínio, banco) devem estar em local controlado pela direção e ser trocadas quando alguém que as conhecia sai. Senha pessoal de quem sai não é institucional e não deve ser pedida. - **Registro de quem assume:** um documento curto, com data, informando que a função X passou de A para B. ### Bloco 4: registro e encerramento Feche o ciclo por escrito: data da saída, data em que cada acesso foi revogado, itens devolvidos, passagens feitas e pendências. Esse registro é a prova de que o processo aconteceu e alimenta o indicador de que se fala adiante. ## Revogar o Acesso Não Apaga o Histórico Uma dúvida frequente: "se desativamos a conta, o que acontece com o que ela fez?". O princípio é simples. - **Desativar** impede novos acessos. O histórico de atividades, registros e documentos criados continua existindo. - **Eliminar** dados pessoais da pessoa que saiu é outra decisão, que depende de finalidade, prazos de guarda e obrigações aplicáveis. A LGPD (art. 6º) traz os princípios de finalidade e necessidade, e o contador e o jurídico ajudam a identificar o que a ONG deve guardar e por quanto tempo. **A retenção é avaliada caso a caso**, e não por reflexo de "limpar tudo". - **A autoria histórica não muda.** Se a assistente social A registrou um atendimento em março e a colega B assumiu o caso em junho, o registro de março continua sendo de A. Alterar a autoria para "fazer o histórico parecer contínuo" apaga a rastreabilidade, que é justamente o que dá valor ao registro. Quem assume escreve a partir dali, com o próprio nome. - **Registros de acesso** (quem entrou, quando, no quê) também fazem parte do histórico e ajudam a investigar qualquer ocorrência posterior. Se a ONG mantém esse tipo de registro, ele não deve ser apagado junto com a conta. Em outras palavras, a conta sai de cena, mas o que ela produziu fica identificável. ## Transição de Conhecimento: O que Documentar O desligamento é o momento em que se descobre o que não estava escrito. O ideal é documentar antes, mas se a saída já está marcada, aproveite o aviso para uma "oficina de passagem" de uma ou duas horas, com roteiro: 1. **Rotinas recorrentes:** o que a pessoa faz toda semana, todo mês e todo ano, e em que dia. 2. **Onde estão as coisas:** pastas, planilhas, contas, modelos e documentos-chave. 3. **Contatos e relacionamentos:** com quem falar, em que tom, com que histórico. 4. **Pendências e riscos:** o que está atrasado, o que depende de terceiros, o que é sensível. 5. **Decisões em aberto:** o que foi combinado e ainda não formalizado. 6. **O que a pessoa recomenda:** atalhos, armadilhas e sugestões. O resultado cabe em um documento de duas a quatro páginas. Ele não precisa ser bonito; precisa existir e ficar em lugar conhecido. Se a pessoa que sai não está disponível (saída abrupta), a ONG reconstrói o essencial pelo histórico de e-mails institucionais, pelos registros do sistema e por conversas com parceiros, sempre respeitando o que é compartilhável. ## Funções Críticas sem Substituto A saída de alguém é o teste de estresse da organização. Se a função da pessoa é **crítica** (financeiro, prestação de contas, relacionamento com o parceiro público, guarda das senhas) e **não tinha substituto**, a ONG precisa de uma decisão imediata: quem assume provisoriamente, qual é o risco no curto prazo e qual será o plano de formação do segundo nome. Duas medidas reduzem esse risco antes da próxima saída: - **Todo processo crítico tem um segundo nome**, ainda que parcial, que sabe onde as coisas estão e já fez a atividade ao menos uma vez Nas equipes muito pequenas, os [controles compensatórios da segregação de funções](/posts/segregacao-de-funcoes-ong-pequena-controles-compensatorios) ajudam a dar esse segundo olhar. - **Toda função crítica tem uma descrição simples**: o que entrega, quando, com que ferramentas e para quem. O texto sobre [dependência de uma pessoa só na gestão da ONG](/posts/fundador-ong-passar-gestao-equipe-dependencia-pessoas) mostra como esse risco se acumula em fundadoras e coordenadoras, e como distribuí-lo sem engessar a rotina. ## Exemplo Ilustrativo Uma ONG de contraturno tem uma voluntária que, por três anos, cuidou da lista de espera e do contato com as famílias. Ela avisa que deixará a ONG no fim do mês. A coordenação aplica o roteiro: - levanta, com a voluntária, onde ela tinha acesso: cadastro de atendidos, grupo de mensagens com famílias, pasta de documentos e o e-mail da lista de espera; - faz uma conversa de passagem de duas horas, em que a voluntária explica os critérios que usava e quais famílias estavam em situação delicada; - define que a nova responsável pela lista é uma funcionária, e registra isso por escrito; - retira os acessos da voluntária no último dia, anotando data e hora; - mantém o histórico de atendimentos como estava, com a autoria da voluntária; - agenda, com o contador, a avaliação do que deve ser guardado de documentos da voluntária (como o termo de adesão) e por quanto tempo. Nada nesse roteiro exigiu ferramenta nova. Exigiu lista, conversa e registro. ## Indicador: Tempo entre o Fim do Vínculo e a Revogação Se a ONG quiser acompanhar um único número sobre o tema, o mais útil é este: **quantos dias se passaram entre o fim do vínculo e a revogação do último acesso.** | Resultado | Leitura | |---|---| | Mesmo dia | Meta. O processo funciona | | Até uma semana | Aceitável em saídas imprevistas, mas deve ser exceção | | Mais de uma semana | Sinal de que o processo depende de memória ou de uma pessoa só | | Sem registro | A ONG não sabe, e isso já é a informação | Acompanhe também o contrário: **quantas pessoas sem vínculo vigente ainda têm algum acesso** (a meta é zero). A [revisão semestral de acessos](/posts/revisao-semestral-de-acessos-e-teste-de-restauracao-do-backup-em-ong-pequena) é o momento de verificar esse número, e é nela que se descobrem as saídas que o roteiro deixou passar. ## Checklist de Desligamento - [ ] Existe lista dos acessos da pessoa (digitais, físicos e externos) antes da saída. - [ ] Os acessos foram revogados no mesmo dia, com data registrada. - [ ] Senhas institucionais que a pessoa conhecia foram trocadas. - [ ] Chaves, equipamentos e materiais foram devolvidos e registrados. - [ ] Cada caso, contato e prazo em andamento tem novo responsável. - [ ] Houve conversa de passagem e documento curto de transição. - [ ] O histórico e a autoria dos registros foram preservados. - [ ] A retenção de documentos e dados da pessoa foi avaliada com o contador e o jurídico. - [ ] As obrigações formais de encerramento foram validadas com o contador e a assessoria trabalhista. - [ ] O tempo entre o fim do vínculo e a revogação foi anotado. ## Como o Nexus Social Trata o Assunto O Nexus Social trabalha com controle de acesso por papéis e mantém uma trilha de auditoria de acessos a dados sensíveis. Isso ajuda a retirar ou ajustar o acesso de quem sai e a consultar, depois, quem acessou o quê. O processo de saída, porém, é da ONG: a lista de acessos, a conversa de passagem e a decisão de retenção independem de ferramenta. ## Perguntas Frequentes ### Preciso revogar o acesso no mesmo dia da saída? É a meta recomendada, porque reduz a janela em que alguém sem vínculo pode acessar dados da ONG. Quando a saída é imprevista, faça o mais rápido possível e registre o motivo do atraso. ### Revogar o acesso apaga o que a pessoa registrou? Não deve apagar. Desativar a conta impede novos acessos; os registros feitos continuam existindo e identificáveis. A eliminação de dados pessoais é outra decisão, avaliada com base em finalidade, prazos e obrigações aplicáveis. ### Quando outra pessoa assume um caso, posso mudar o autor dos registros antigos? Não é recomendável. A autoria histórica dá rastreabilidade ao registro. A pessoa que assume escreve a partir da data da mudança, com o próprio nome. ### O que fazer se a pessoa saiu brigada e não colabora na passagem? Priorize o que protege a ONG: revogar acessos, trocar senhas institucionais e reconstruir o essencial pelo histórico e pelos registros. A conversa jurídica sobre a saída, se necessária, deve ser conduzida com apoio de assessoria especializada. ### Vale o mesmo roteiro para voluntários eventuais? Vale em versão reduzida. Quem teve pouco acesso e pouca responsabilidade pede um roteiro curto; quem atuou de forma contínua ou com dados sensíveis pede o roteiro completo. A proporcionalidade é da ONG. ### Quem deve guardar as senhas institucionais? Um local controlado pela direção, com acesso por mais de uma pessoa de confiança, e não o celular ou o caderno de uma única pessoa. Ao sair alguém que conhecia as senhas, elas são trocadas. ## Conclusão Desligar bem é fazer duas coisas ao mesmo tempo: fechar a porta e recolher o que estava dentro. A ONG que mantém lista de acessos, revoga no mesmo dia, preserva histórico e autoria, documenta a passagem e conhece suas funções críticas reduz risco de segurança sem perder memória institucional. Comece pelo roteiro de uma página e pelo indicador de dias até a revogação; o restante se ajusta com o uso. --- **Quer organizar acessos por papel e manter o histórico da equipe e dos atendimentos em um só lugar?** [Agende uma demonstração gratuita](https://wa.me/5511936180125?text=Olá!%20Gostaria%20de%20ver%20como%20o%20Nexus%20Social%20ajuda%20a%20controlar%20acessos%20e%20a%20saída%20de%20pessoas%20na%20minha%20ONG.) e converse com a equipe. Saiba mais sobre o [Nexus Social](https://nexussocial.com.br) e a gestão integrada para organizações sociais. --- ## Fontes e Referências - [Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm) — Princípios de finalidade e necessidade (art. 6º) e segurança (art. 46) - [Lei nº 9.608/1998 — Planalto](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9608.htm) — Termo de adesão do serviço voluntário (art. 2º), citado como exemplo de documento a guardar - Prazos de guarda, obrigações de encerramento de vínculo e classificação de cada relação devem ser validados com o contador e com a assessoria trabalhista.