# Despesas do projeto: como organizar comprovantes e conciliar a conta

> Registrar cada gasto com comprovante, categoria e vínculo com a atividade facilita a conciliação bancária e o relatório financeiro.

- URL: https://blog.nexussocial.com.br/posts/despesas-do-projeto-ong-comprovantes-conciliacao-conta
- Publicado em: 2026-10-24
- Autor: Equipe Nexus (Blog Nexus Social)
- Palavras-chave: despesas do projeto, comprovantes, conciliação bancária, relatório financeiro, controle financeiro ONG, OSC, Nexus Social

## Pontos-Chave sobre Despesas e Conciliação

- **Toda despesa precisa de comprovante e de vínculo** com a atividade que a motivou.
- **Conciliar** é fazer cada lançamento do extrato corresponder a uma despesa registrada.
- **Categorias padronizadas** facilitam o relatório financeiro.
- **O relatório financeiro** segue o formato e as responsabilidades definidos no instrumento.

## O caminho de uma despesa

Uma despesa de projeto passa por etapas: necessidade, aprovação, compra, pagamento, comprovante e registro. Quando uma delas falha, o problema aparece na prestação de contas. Defina o fluxo por escrito e quem responde por cada etapa.

## Registre cada despesa com o mínimo necessário

| Campo | Exemplo | Por quê |
|---|---|---|
| Data e valor | Conforme o comprovante | Conciliar com o extrato |
| Fornecedor | Nome e documento | Identificar quem recebeu |
| Descrição | O que foi comprado | Explicar o gasto |
| Categoria | Material, serviço, transporte | Agrupar no relatório |
| Meta ou atividade | Oficina de informática | Mostrar a finalidade |
| Comprovante | Nota ou recibo anexado | Comprovar |
| Responsável | Quem lançou e quem aprovou | Rastrear |

## Comprovantes: regras práticas

- Confira data, valor, descrição e dados do fornecedor antes de pagar.
- Digitalize e anexe o documento ao registro da despesa, no mesmo dia.
- Para pagamentos sem nota, siga o que seu instrumento permite e documente o motivo.
- Padronize o nome dos arquivos.

As regras sobre quais despesas são admitidas, como remunerar equipe e como pagar fornecedores vêm do plano de trabalho e do instrumento. Consulte-os antes de gastar. Veja os [documentos que costumam compor a prestação de contas](/posts/documentos-prestacao-contas-ong).

## Concilie com o extrato

A conciliação é um confronto entre o extrato bancário e os registros de despesas e receitas do projeto. Faça-a ao menos uma vez por mês:

1. liste os lançamentos do extrato;
2. associe cada um a uma despesa ou receita registrada;
3. investigue o que não tem correspondência;
4. registre ajustes com explicação.

Um lançamento sem despesa, ou uma despesa sem lançamento, é um sinal a investigar antes da prestação.

## Prepare o relatório financeiro

A Lei nº 13.019/2014 prevê, na prestação de contas, o relatório de execução financeira (art. 66). [Fonte: Lei nº 13.019/2014](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l13019.htm). O seu conteúdo e o formato seguem o instrumento e as normas do órgão parceiro. Com despesas já categorizadas e vinculadas às metas, ele sai da própria base. Veja [relatório de execução do objeto e financeiro](/posts/relatorio-execucao-objeto-financeira-mrosc) e [gestão financeira de OSCs](/posts/gestao-financeira-oscs-doacoes-prestacao-contas).

## Separação de funções

Sempre que possível, quem solicita a compra não deve ser quem aprova o pagamento nem quem concilia. Em organizações pequenas, ao menos a conferência deve ser feita por outra pessoa. Veja [governança e controle interno](/posts/governanca-controle-interno-mrosc-oscs).

> **Diferencial do Nexus Social:** despesas podem ser registradas com comprovante e categoria, e acompanhadas por projeto.

## Perguntas Frequentes

### Posso pagar despesas do projeto com dinheiro da conta geral?

Depende do instrumento. Em geral, recursos de parcerias exigem identificação clara; consulte as regras do seu termo.

### Com que frequência conciliar?

Ao menos mensalmente. Quanto antes, mais fácil achar a origem de uma diferença.

### O que fazer com um comprovante perdido?

Peça segunda via ao fornecedor e registre a ocorrência. Consulte o órgão parceiro sobre o procedimento.

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## Fontes e Referências

- [Lei nº 13.019/2014 — Planalto](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l13019.htm) — Relatório de execução financeira previsto na prestação de contas (art. 66) (2014, com alterações da Lei nº 13.204/2015)