# Evidências de execução em projetos sociais: o que guardar e como organizar

> Fotos, listas, relatórios e registros: o que realmente comprova uma atividade e como guardar de forma que seja encontrado quando alguém pedir.

- URL: https://blog.nexussocial.com.br/posts/evidencias-execucao-projeto-social-fotos-relatorios-registros
- Publicado em: 2026-10-24
- Autor: Equipe Nexus (Blog Nexus Social)
- Palavras-chave: evidências de execução, comprovação de atividades, fotos, relatórios, registros, projetos sociais, prestação de contas, ONG, Nexus Social

## Pontos-Chave sobre Evidências de Execução

- **Evidência é o que permite a um terceiro confirmar** que a atividade aconteceu.
- **Foto sozinha prova pouco**; combinada com lista, data e relatório, prova mais.
- **Organize por meta**, não por data de arquivo.
- **Imagens e listas exigem cuidado** com autorização e dados pessoais.

## Para que serve a evidência

Pela Lei nº 13.019/2014, o relatório de execução do objeto traz as atividades desenvolvidas e compara as metas propostas com os resultados alcançados (art. 66). [Fonte: Lei nº 13.019/2014](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l13019.htm). Para sustentar esse comparativo, a organização precisa de provas das atividades. Quais documentos o parceiro exige, e em que formato, vem do plano de trabalho e do instrumento; confira o seu.

## Tipos de evidência e o que cada uma comprova

| Evidência | Comprova | Limite |
|---|---|---|
| Lista de presença | Quem participou e quando | Precisa de data, atividade e responsável |
| Relatório da atividade | O que foi feito e com que resultado | Precisa de autor e data |
| Fotos e vídeos | Que o evento ocorreu | Sozinhos, não provam quantidade nem conteúdo |
| Material produzido | Entrega do produto | Deve estar identificado e datado |
| Registros do sistema | Histórico de atendimentos | Dependem de quem pode alterar |
| Comunicações | Divulgação, convites | Servem de apoio |

Combine pelo menos duas evidências para cada meta importante.

## Organize por meta

Crie uma pasta por meta do plano de trabalho, com subpastas por período. Dentro, guarde as evidências com nomes padronizados: data, atividade, tipo. Ex.: `2026-03-12_oficina-informatica_lista.pdf`.

Isso permite responder, em minutos, a um pedido como "comprove a meta 3 no primeiro semestre".

## Fotos e imagens: cuidado com autorização

A foto é uma evidência útil, mas envolve imagem de pessoas, muitas vezes crianças. Colete autorização de uso de imagem antes e guarde-a junto. Veja [consentimento de uso de imagem](/posts/consentimento-uso-imagem-projetos-sociais). A LGPD determina que o tratamento de dados de crianças e adolescentes ocorra em seu melhor interesse (art. 14). [Fonte: Lei nº 13.709/2018](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm).

Fotografe a atividade, não só os rostos: material, local, cartaz da ação. Isso comprova o evento sem expor desnecessariamente as pessoas.

## Guarda e acesso

Defina onde as evidências ficam, quem pode acessá-las e por quanto tempo serão guardadas, seguindo o instrumento e a política da organização. Evite deixar arquivos apenas em celulares pessoais ou em e-mails de voluntários. Veja [política de retenção de dados](/posts/politica-retencao-dados-lgpd-oscs-praticos).

## Registre durante a atividade

A melhor hora para reunir a evidência é o dia da atividade. Combine uma rotina curta ao fim de cada encontro: conferir a lista, enviar as fotos para a pasta do projeto, escrever três linhas de relato.

> **Diferencial do Nexus Social:** o Nexus mantém presença, atendimento e demais registros do projeto em um só lugar, o que reduz a dispersão de evidências.

## Perguntas Frequentes

### Foto basta para comprovar uma atividade?

Dificilmente. Ela mostra que algo ocorreu, mas é mais forte quando combinada com lista de presença e relatório.

### Posso publicar as fotos do projeto?

Apenas com a autorização adequada, especialmente quando houver crianças e adolescentes.

### Por quanto tempo guardar as evidências?

Pelo prazo exigido no instrumento da parceria e na política da organização. Em dúvida, consulte o órgão parceiro.

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**Quer evidências organizadas desde o primeiro encontro?** [Agende uma demonstração](https://wa.me/5511936180125?text=Olá!%20Gostaria%20de%20ver%20como%20organizar%20evidências%20de%20execução%20no%20Nexus%20Social.) ou conheça o [Nexus Social](https://nexussocial.com.br).

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## Fontes e Referências

- [Lei nº 13.019/2014 — Planalto](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l13019.htm) — Relatório de execução do objeto e comparativo entre metas e resultados (art. 66) (2014, com alterações da Lei nº 13.204/2015)
- [Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm) — Dados de crianças e adolescentes tratados em seu melhor interesse (art. 14) (2018)