# Matriz de obrigações da ONG: o que vence, quando, quem responde e como provar

> Estatuto, parcerias, certificações, LGPD, contabilidade: as obrigações de uma ONG estão espalhadas em documentos e na cabeça de poucas pessoas. Veja como reuni-las em uma matriz simples, distinguir obrigação de boa prática e acompanhar prazos sem depender de memória.

- URL: https://blog.nexussocial.com.br/posts/matriz-de-obrigacoes-ong-prazos-responsaveis-provas
- Publicado em: 2026-11-07
- Autor: Equipe Nexus (Blog Nexus Social)
- Palavras-chave: matriz de obrigações ONG, calendário de obrigações OSC, prazos e responsáveis, obrigações legais ONG, governança OSC, controle de prazos, conformidade ONG, prestação de contas, LGPD, Nexus Social

## Pontos-Chave sobre a Matriz de Obrigações

- **Uma matriz de obrigações responde a cinco perguntas:** o que a ONG precisa fazer, de onde vem a exigência, até quando, quem responde e que prova guarda.
- **Nem tudo é obrigação.** Há obrigação (lei, contrato, estatuto), boa prática recomendada e preferência da própria organização. Misturar os três gera medo desnecessário ou descuido real.
- **Uma obrigação não se resolve com o tempo.** Passou o prazo, ela está vencida, e só deixa de existir se for cumprida ou formalmente dispensada, com justificativa.
- **"Não informado" não é "não possui".** Se a ONG não sabe se está sujeita a uma exigência, o estado é "a verificar", e alguém precisa verificar.
- **Uma planilha serve.** O valor está em reunir e revisar, não na ferramenta.

## Por Que as Obrigações Se Perdem

Em uma ONG, as exigências vêm de muitos lugares ao mesmo tempo:

- o **estatuto** (assembleia, eleições, atas);
- os **termos de parceria e contratos** (prestações de contas, relatórios, prazos de entrega);
- as **certificações e registros** (conselhos, cadastros, renovações);
- a **proteção de dados** (pedidos de titulares, incidentes, registros);
- a **contabilidade e as obrigações fiscais e trabalhistas** (cuidadas pelo contador);
- as **condições de doadores e empresas parceiras** (relatórios, uso da marca);
- as **autorizações e documentos** (alvarás, certidões, seguros).

Cada fonte tem seu prazo, sua forma e seu responsável provável, e muitas vivem na memória de uma pessoa só. Quando essa pessoa sai, ou simplesmente esquece, a ONG descobre a obrigação pelo prazo vencido.

A matriz de obrigações é a resposta: **um único lugar onde a ONG lista o que precisa cumprir.** O calendário anual de governança do texto sobre [conselho fiscal, diretoria e rotina](/posts/conselho-fiscal-diretoria-ong-papeis-documentos-rotina) é um bom ponto de partida. A matriz o amplia.

## As Colunas da Matriz

| Coluna | O que registra | Exemplo |
|---|---|---|
| **Obrigação** | O que precisa ser feito | Enviar a prestação de contas parcial |
| **Fonte** | De onde vem a exigência | Cláusula do termo de parceria |
| **Aplicabilidade** | A quem e quando se aplica | Parceria vigente com o órgão X |
| **Evento gerador** | O que dispara a obrigação | Fim do trimestre; recebimento de pedido de titular |
| **Prazo** | Até quando | Trinta dias após o fim do período |
| **Responsável** | Quem responde por cumprir | Coordenadora financeira |
| **Evidência** | Que prova guarda | Protocolo de envio |
| **Situação** | Onde está | Aberta, a vencer, vencida, cumprida, dispensada |

Duas colunas merecem destaque:

- **Fonte.** Ter a fonte escrita (estatuto, cláusula, artigo de lei, norma) é o que permite saber se é obrigação ou boa prática, e conferir se mudou.
- **Evidência.** Cumprir sem poder provar, para a ONG, quase equivale a não cumprir.

## Obrigação, Boa Prática ou Preferência?

Classifique cada linha:

| Tipo | Origem | Consequência de não cumprir |
|---|---|---|
| **Obrigação** | Lei, norma, contrato, instrumento de parceria, estatuto | Sanção, glosa, devolução, perda de registro ou de parceria |
| **Boa prática** | Orientações de autoridades, referências técnicas, experiência do setor | Risco maior, mas sem sanção direta |
| **Preferência institucional** | Decisão da própria ONG | Definida pela organização |

A confusão custa caro nos dois sentidos. Tratar como obrigação o que é preferência cria burocracia e cansaço. Tratar como preferência o que é obrigação cria passivo. E vale uma cautela: **exigências variam por instrumento, território e setor.** O que vale para uma ONG com parceria pública pode não valer para outra que só capta de pessoas físicas. Na dúvida, o contador, o jurídico ou o órgão responsável respondem.

## Os Estados de uma Obrigação

A situação deve ser **derivada do prazo e do cumprimento**, e não digitada ao sabor do humor:

- **Aberta:** existe, ainda dentro do prazo, e há tempo.
- **A vencer:** está dentro da janela de alerta (por exemplo, 30 ou 60 dias antes, definida pela ONG).
- **Vencida:** passou o prazo sem cumprimento.
- **Cumprida:** foi realizada, com evidência.
- **Dispensada:** não se aplica, com justificativa registrada e quem decidiu.

O princípio que sustenta isso: **o tempo não resolve obrigação.** Passar o prazo muda o estado para "vencida", e não para "esquecida". E dispensar exige justificativa, para que ninguém "resolva" uma pendência apenas apagando a linha.

Há ainda um estado que costuma ser ignorado: **"a verificar"**. Se a ONG não sabe se uma exigência se aplica a ela, a linha entra na matriz assim, com um responsável por descobrir. É melhor que deixar a dúvida fora da lista.

## Exemplo de Matriz com Linhas Típicas

As linhas abaixo são **exemplos ilustrativos**. Cada ONG tem as suas, e os prazos precisam ser confirmados nas fontes.

| Obrigação | Fonte | Prazo | Responsável | Evidência |
|---|---|---|---|---|
| Assembleia anual e aprovação de contas | Estatuto | Conforme o estatuto | Presidência | Ata assinada |
| Prestações de contas de parcerias | Instrumento de cada parceria | Conforme o instrumento | Coordenação de projetos e financeiro | Protocolo de envio |
| Renovação de certidões e documentos | Edital, instrumento ou rotina da ONG | Antes do vencimento de cada documento | Administrativo | Certidões válidas na pasta |
| Transparência de informações da parceria | Regras aplicáveis ao instrumento (veja [transparência no MROSC](/posts/transparencia-prestacao-contas-mrosc-oscs)) | Conforme a norma | Comunicação e direção | Publicação registrada |
| Resposta a pedido de titular de dados | LGPD. A ANPD informa que a declaração completa deve ser fornecida em até 15 dias (veja [direitos dos titulares](/posts/direitos-dos-titulares-ong-como-responder-pedidos)) | 15 dias, a partir do pedido | Encarregado ou responsável por dados | Registro do pedido e da resposta |
| Comunicação de incidente com dados pessoais | Resolução CD/ANPD nº 15/2024. A regra geral é de 3 dias úteis (veja [plano de resposta a incidentes](/posts/incidente-seguranca-dados-ong-plano-de-resposta)) | 3 dias úteis a partir do conhecimento | Direção e encarregado | Registro do incidente e das comunicações |
| Obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas | Legislação aplicável, conforme o enquadramento da ONG | Calendário do contador | Contador, com acompanhamento da direção | Guias e recibos |
| Registro e renovação em conselhos e cadastros | Normas de cada conselho (veja [CMAS, CNEAS e CEBAS](/posts/inscricao-cmas-cneas-cebas-entidades-assistencia-social)) | Conforme cada registro | Direção | Comprovantes de inscrição |
| Termo de adesão de voluntários | Lei nº 9.608/1998 (veja [termo de adesão](/posts/lei-9608-trabalho-voluntario-termo-adesao-oscs)) | Antes do início da atividade | Coordenação de voluntários | Termo assinado |
| Revisão semestral de acessos | Boa prática ([revisão de acessos](/posts/revogar-acessos-voluntarios-equipe-saida-ong)) | Semestral | Administração | Registro da revisão |

Observe a última linha: ela é **boa prática**, e a matriz deve dizer isso. Assim ninguém a trata como obrigação legal, nem a esquece.

## Como Montar a Primeira Matriz em Cinco Passos

### 1. Reúna os documentos-fonte

Estatuto, termos de parceria e contratos vigentes, certificados e registros, últimos relatórios enviados, política de dados (se houver) e a lista de obrigações do contador.

### 2. Leia procurando verbos e prazos

Em cada documento, marque o que a ONG "deve", "deverá", "comprometer-se-á" a fazer e os prazos. É trabalhoso na primeira vez, e depois só atualiza.

### 3. Preencha as colunas

Obrigação, fonte, prazo, responsável e evidência. Onde a informação faltar, escreva "a verificar" e atribua alguém para descobrir.

### 4. Classifique

Obrigação, boa prática ou preferência. Na dúvida, escreva "a confirmar com o jurídico ou o contador".

### 5. Defina a rotina de revisão

Uma reunião curta por mês, de vinte minutos, para ver: o que vence nos próximos 60 dias, o que está vencido, o que mudou (novo contrato, nova parceria, nova regra) e o que foi dispensado. O responsável pela matriz é quem convoca, mas **cada linha tem seu dono**.

## Cuidados com a Matriz

- **Não copie de outra ONG.** A matriz de outra organização é inspiração, não resposta. Parcerias, território e enquadramento são diferentes.
- **Registre a data da fonte.** Normas e editais mudam. Anote quando a linha foi conferida pela última vez.
- **Guarde a evidência, não só o aviso.** Marcar "cumprida" sem o protocolo é opinião.
- **Não use a matriz para "dar nota" de conformidade.** Ela organiza o trabalho. Dizer que a ONG está "100% regular" exige uma análise que a matriz não substitui.
- **Mantenha-a simples.** Uma matriz com 200 linhas que ninguém lê é pior que uma com 30 que a diretoria revisa.
- **Não coloque dados pessoais.** A matriz precisa do nome do responsável pelo cargo ou função, e não de dados de pessoas atendidas.

## Quem Responde pela Matriz

Em ONG pequena, uma pessoa organiza e a diretoria revisa. O ponto crítico é que **a matriz não pode depender de quem a criou.** Registre onde está, quem tem acesso e quem a substitui. O texto sobre [dependência de uma pessoa só na ONG](/posts/fundador-ong-passar-gestao-equipe-dependencia-pessoas) trata desse risco. Em organizações com conselho fiscal, vale incluir a revisão da matriz na pauta semestral.

## Perguntas Frequentes

### Toda ONG precisa de uma matriz de obrigações?

Não há uma norma que a exija com esse nome. Mas toda ONG tem obrigações, e saber quais são, de onde vêm e quando vencem é o que evita surpresas. Quanto mais parcerias e registros, mais útil a matriz.

### Por onde começar se não conheço todas as obrigações?

Comece pelo que já existe: estatuto, termos de parceria vigentes e a lista do contador. Marque o que não souber como "a verificar" e atribua alguém. A matriz melhora a cada revisão.

### Posso usar o calendário do Google ou uma planilha?

Pode. O essencial é ter a fonte, o prazo, o responsável e a evidência. Um calendário com alertas ajuda, e uma planilha guarda o detalhe.

### O que fazer com uma obrigação vencida?

Registre como vencida, entenda por que passou, cumpra o que for possível e, se necessário, comunique a quem for devido. Não altere o prazo para "regularizar" a linha. O histórico é o que permite aprender.

### Quem decide se uma obrigação não se aplica à ONG?

Quem tem competência para isso, com apoio do contador ou do jurídico. A decisão é registrada com justificativa e data. Dispensar sem registro é o mesmo que esquecer.

### A matriz substitui o contador ou o jurídico?

Não. Ela organiza o que a ONG precisa fazer e fornece a pergunta certa a eles. As obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas, por exemplo, são acompanhadas pelo contador. A matriz registra que elas existem, quem responde e onde está a prova.

## Conclusão

Uma matriz de obrigações transforma exigências dispersas em um painel que a diretoria consegue ler: o que é obrigação e o que é boa prática, quando vence, quem responde e onde está a prova. Comece pequena, com o estatuto, as parcerias vigentes e o calendário do contador, revise todo mês e deixe as dúvidas registradas como "a verificar". É um dos controles de melhor relação entre esforço e proteção para uma ONG, e um dos que mais agradam a financiadores.

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## Fontes e Referências

- [Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm) — Direitos do titular (art. 18) e comunicação de incidente (art. 48)
- [Lei nº 9.608/1998 — Planalto](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9608.htm) — Termo de adesão do serviço voluntário (art. 2º)
- [Lei nº 13.019/2014 (MROSC) — Planalto](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l13019.htm) — Prestação de contas e transparência nas parcerias; as exigências variam conforme o instrumento
- Os prazos de 15 dias (declaração ao titular) e de 3 dias úteis (incidente) seguem o que já consta nos guias de LGPD e de incidentes deste blog, com base nas orientações da ANPD (Resolução CD/ANPD nº 15/2024)