Custo total de um sistema de gestão para ONG: além da mensalidade

Pontos-Chave sobre o Custo Total

• A mensalidade raramente é o custo inteiro: há implantação, treinamento, suporte e tempo da equipe.
• O custo de não ter sistema também existe: retrabalho, erros e risco com dados.
• Compare propostas na mesma base: mesmos usuários, mesmo escopo, mesmo prazo.
• Considere o custo de sair: exportar dados e trocar de ferramenta.

Este artigo não traz preços. Os valores variam por fornecedor, porte e momento, e qualquer número aqui seria inventado. O objetivo é mostrar o que perguntar para montar sua própria conta. O Nexus é um dos fornecedores; use esta lista também com ele.

Os componentes do custo

Componente	O que perguntar
Licença ou mensalidade	O que está incluído? Cobra por usuário, atendido, unidade?
Implantação	Há taxa? Quem configura? Em quanto tempo?
Migração de dados	Quem importa e limpa os dados? Há custo extra?
Treinamento	Quantas horas? Presencial ou remoto? Há cobrança para novas pessoas?
Suporte	Quais canais e horários? Há plano pago?
Armazenamento e extras	Há limites de arquivos, mensagens ou integrações?
Customizações	Mudar campos ou relatórios custa à parte?
Reajuste	Qual o índice e a periodicidade?

O custo que não aparece na proposta

Mesmo com tudo claro, há custos internos:

• horas da equipe para aprender, migrar dados e adaptar processos;
• período de transição, em que se mantém o sistema antigo e o novo;
• tempo da pessoa responsável pelo projeto.

Estimar esse tempo, mesmo de forma aproximada, evita surpresas. Veja como sair das planilhas e capacitação da equipe.

Compare com o custo de continuar como está

Operar com várias ferramentas soltas também tem custo: horas consolidando números, erros que geram retrabalho, dificuldade de prestar contas e risco com dados pessoais. O artigo custo invisível de operar com várias ferramentas detalha esse lado. Para uma comparação sua, estime quantas horas por mês a equipe gasta com tarefas que um sistema reduziria.

Compare propostas de forma justa

Monte uma planilha com as mesmas premissas para cada fornecedor:

1. número de usuários nos próximos 12 meses;
2. número de atendidos e unidades;
3. módulos necessários;
4. serviços de implantação e treinamento;
5. prazo contratual e condições de saída.

Sem uma base comum, a comparação é injusta: uma proposta barata pode deixar de fora aquilo que a outra inclui.

O custo de sair

Pergunte desde o início: se eu encerrar o contrato, como exporto meus dados, em que formato e com que prazo? Dados presos num formato fechado transformam a mudança futura em projeto caro. Veja critérios de escolha e perguntas para a demonstração.

Cuidado com economias que saem caras

Optar por uma ferramenta sem controle de acesso, backup ou registro de alterações pode parecer economia. Mas a LGPD exige medidas de segurança proporcionais ao risco (art. 46). Fonte: Lei nº 13.709/2018. Um incidente com dados de atendidos custa mais, em dinheiro e em confiança, do que a diferença de mensalidade.

Diferencial do Nexus Social: peça uma proposta com escopo, usuários e prazos descritos, para comparar com outras em igualdade de condições.

Perguntas Frequentes

Existe sistema gratuito para ONGs?

Existem ferramentas gratuitas e com condições especiais para organizações sociais. Avalie limites de uso, segurança, suporte e a possibilidade de exportar os dados.

Como estimar o tempo de implantação?

Peça ao fornecedor um cronograma e acrescente o tempo que a sua equipe gastará.

Vale pagar por treinamento?

Quando a equipe é grande ou tem pouca familiaridade com sistemas, costuma valer. O treinamento pesa mais que o preço no sucesso da adoção.

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Quer uma proposta com escopo claro para comparar? Fale com a equipe ou conheça o Nexus Social.

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Fontes e Referências

• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto — Dever de adotar medidas de segurança no tratamento de dados pessoais (art. 46) (2018)