Perguntas para fazer na demonstração de um sistema de gestão para ONG

Pontos-Chave sobre a Demonstração

• Leve casos reais da sua rotina, não aceite apenas o roteiro do fornecedor.
• Pergunte sobre dados: onde ficam, quem acessa, como saem do sistema.
• Cobre clareza sobre o custo total, não só a mensalidade.
• Peça para ver, não só ouvir: a promessa só vale se funciona na tela.

Este texto foi publicado pelo Nexus, que também oferece um sistema de gestão. Use as perguntas abaixo com qualquer fornecedor, inclusive o Nexus, e compare as respostas por escrito.

Antes da demonstração: prepare três casos

Escolha situações reais da sua organização e peça para vê-las no sistema:

1. cadastrar uma família com dois filhos em turmas diferentes;
2. registrar a chamada de uma oficina e ver a frequência do mês;
3. gerar o relatório que o seu principal financiador pede.

Isso evita demonstrações genéricas. O artigo como avaliar sistemas de gestão traz critérios complementares.

Perguntas sobre o uso diário

• Quantos cliques são necessários para a tarefa mais frequente da minha equipe?
• A equipe consegue usar no celular? Funciona com internet ruim?
• É possível personalizar nomes (por exemplo, "beneficiário" em vez de "atendido")?
• Quais campos posso adicionar sem ajuda do fornecedor?

Perguntas sobre dados e segurança

• Onde os dados ficam armazenados e quem tem acesso a eles dentro do fornecedor?
• Há perfis de acesso por função? Posso restringir dados sensíveis?
• O sistema registra quem consultou e alterou cada dado?
• Como é feito o backup e em quanto tempo os dados podem ser restaurados?
• Como atendo o pedido de um titular para corrigir ou apagar dados?

A LGPD exige medidas de segurança proporcionais ao risco do tratamento (art. 46). Fonte: Lei nº 13.709/2018. Veja segurança e escalabilidade e controle de acesso.

Perguntas sobre relatórios e prestação de contas

• Os relatórios saem dos mesmos dados da operação ou preciso exportar e consolidar?
• Posso criar um relatório no formato que o meu financiador pede?
• Como o sistema ajuda a ligar despesas, atividades e metas?

Perguntas sobre migração e implantação

• Como importo os dados das minhas planilhas? Quem faz a limpeza?
• Quanto tempo leva a implantação e o que a minha equipe precisa fazer?
• Há treinamento? Em que formato e por quanto tempo?

Veja migração de planilhas.

Perguntas sobre custo e contrato

• O que está incluído na mensalidade e o que é cobrado à parte (implantação, suporte, usuários extras, armazenamento)?
• O preço muda com o número de usuários, atendidos ou unidades?
• Qual o prazo mínimo e a multa de saída?
• Se eu sair, como exporto meus dados e em que formato?

Peça as respostas sobre custo por escrito. Não compare só mensalidades; some o custo de treinamento, migração e do tempo da equipe. Veja o custo invisível de operar com várias ferramentas.

O que observar além das respostas

Perceba se o fornecedor admite limites. Uma ferramenta que "faz tudo" raramente faz tudo bem. Peça referências de organizações de porte e área parecidos e converse com elas.

Diferencial do Nexus Social: a demonstração do Nexus pode ser feita com os casos da sua rotina. Peça para ver chamada, cadastro e relatório com um cenário seu.

Perguntas Frequentes

Posso testar antes de contratar?

Pergunte sobre período de teste ou ambiente de demonstração. Teste com dados fictícios, nunca com dados reais de atendidos antes de fechar o contrato.

Quantos sistemas devo comparar?

Dois ou três já oferecem boa base de comparação. Mais do que isso consome tempo sem trazer clareza.

Quem da equipe deve participar?

Quem usará o sistema no dia a dia, o financeiro e uma pessoa da gestão.

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Quer ver o Nexus Social com um caso da sua rotina? Agende uma demonstração ou conheça o Nexus Social.

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Fontes e Referências

• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto — Dever de adotar medidas de segurança no tratamento de dados pessoais (art. 46) (2018)