Migração de Planilhas para Sistema de Gestão: Guia Prático Para OSCs

Pontos-Chave sobre Migração de Planilhas para OSCs

• Migrar é um projeto de dados, não só de importação: a qualidade da planilha de origem decide a maior parte do esforço.
• O Nexus lê .xlsx e .csv, confere cada linha antes de gravar e mostra o que ficaria de fora, com o motivo.
• Hoje a importação cobre cadastros de atendidos e presenças históricas (Migração de dados), além do demonstrativo de pessoal. Voluntários, doadores e demais módulos não têm importação por planilha equivalente.
• Não existe prazo único. O tempo depende de volume, estado das planilhas e disponibilidade da equipe; a seção de critérios abaixo ajuda a estimar.
• A responsabilidade pelo conteúdo é da OSC: o sistema valida formato e regras, não decide qual versão de um dado está correta.

O Desafio de Sair das Planilhas

Muitas OSCs começam com planilhas Excel ou Google Sheets: é gratuito, acessível e funciona no início. Com o crescimento, aparecem os limites:

• Dados fragmentados em vários arquivos e abas
• Pouco controle de acesso: quem tem o arquivo vê tudo
• Histórico frágil: alterações não ficam rastreadas
• Backup informal: depende de alguém lembrar de copiar
• Dificuldade de demonstrar conformidade com a LGPD, como detalha o guia de conformidade à LGPD para OSCs

Antes de planejar a importação, confira quais processos você pretende reunir no sistema integrado do Nexus Social. O destino dos dados deve corresponder à rotina da organização, não apenas reproduzir os arquivos atuais. Se você ainda está decidindo se é hora de sair das planilhas, veja quando a planilha deixa de ser suficiente.

O Que o Nexus Faz Hoje (e o Que Não Faz)

Para não prometer o que o produto não entrega, vale separar os caminhos que existem:

Caminho	Para quê	O que acontece
Importação de planilha na tela de atendidos	Cadastrar muitos atendidos de uma vez, a partir do modelo .xlsx	Conferência antes de gravar, com lista de linhas que ficariam de fora e o motivo
Migração de dados (Entidade e configurações)	Trazer uma base antiga com várias abas ou arquivos .xlsx/.csv, inclusive presenças históricas	Análise, proposta de mapeamento de colunas, revisão do que ficou em dúvida, importação e resumo
Importação do demonstrativo de pessoal	Folha e encargos para prestação de contas, em modelo .xlsx próprio	Pré-visualização antes de confirmar

Limites que você precisa conhecer:

• Cada arquivo da Migração de dados pode ter até 5 MB e 500 linhas por aba, com até 10 arquivos por envio; a primeira linha da aba deve ser o cabeçalho. Arquivos .xls antigos precisam ser salvos como .xlsx ou .csv.
• A Migração de dados não está no plano Gratuito. Consulte os planos e condições atuais do Nexus para ver o que cada um inclui.
• Conduzir a migração é função de administrador ou diretoria; desfazer uma importação é só do administrador, e uma aba de presenças só pode ser importada por administrador.
• Não há backup automático nem "voltar tudo" com um clique. O que existe é a opção de desfazer uma importação, com regras (veja a etapa de conferência).
• Os modelos para download existem para atendidos e para o demonstrativo de pessoal. Para outros cadastros, a organização precisa lançar os dados pelas telas do sistema.

Passo a Passo: da Planilha à Entrada em Produção

1. Inventário

Liste todas as planilhas e quem as mantém: cadastro de atendidos, histórico de atendimentos, presenças, voluntários, doadores, turmas, financeiro. Para cada uma, anote:

• Qual é a versão mais atual e onde ela está
• Quem edita e com que frequência
• Quais colunas existem e o que cada uma significa na prática
• Quais arquivos se sobrepõem (a mesma pessoa em mais de uma planilha)

Faça uma cópia de segurança dos arquivos originais antes de qualquer alteração e guarde-a intocada. Essa cópia é responsabilidade da OSC: o Nexus não faz backup das suas planilhas.

2. Avaliação de qualidade

Antes de limpar, meça. Abra cada planilha e responda:

• Quantas linhas têm nome, CPF ou data de nascimento em branco?
• Há linhas "apagadas" que continuam ali com células vazias?
• Há mais de uma aba com cadastros da mesma pessoa?
• Existem dados sensíveis (saúde, deficiência, renda) misturados em colunas livres?

O resultado define o esforço. Uma planilha única e padronizada é um projeto; dez arquivos com colunas diferentes são outro.

3. Normalização

Padronize antes de importar:

• Datas em formato único e CPF com 11 dígitos (com ou sem pontuação)
• Uma coluna por informação (não junte nome e telefone na mesma célula)
• Respostas de lista com grafia consistente (situação, sexo, escolaridade)
• Cabeçalho na primeira linha, sem linhas de título acima

O Nexus tolera variações comuns: entende cabeçalhos por extenso ("Data de Nascimento"), respostas do dia a dia ("Ativo", "M", "S" para sim) e ignora linhas em branco. Mas não adivinha: um valor que não casa com nenhuma opção é recusado, com o texto original mostrado na mensagem.

4. Deduplicação

Resolva duplicidades na origem, quando possível. Na importação, o sistema aplica as regras do cadastro normal: pessoas parecidas com alguém já cadastrado (mesma data de nascimento e nome igual ou contido) entram marcadas como possível duplicidade, em uma lista de conferência. É um aviso, não um bloqueio, porque barrar por homonímia deixaria de fora pessoas reais. Quem decide se é a mesma pessoa é a equipe da OSC. Para o método, veja como evitar duplicidade no cadastro de beneficiários.

5. Mapeamento de colunas

• Na importação de atendidos, o sistema reconhece colunas do modelo e apelidos comuns, e avisa qual coluna não reconheceu, sugerindo o nome esperado quando parece erro de digitação, em vez de descartá-la em silêncio.
• Na Migração de dados, o sistema propõe para onde cada coluna vai e mostra o grau de confiança. Você revisa só o que ficou em dúvida: confirmar o destino, escolher outro ou não importar a coluna. A aprovação da proposta é sempre uma decisão sua.
• Antes de qualquer análise, nomes, documentos, contatos, endereços e dados de saúde são substituídos por códigos; quem analisa vê o nome e o tipo das colunas, não o conteúdo. A análise com inteligência artificial é opcional e, se não estiver disponível, a proposta segue com o que o sistema já conhece.

6. Validação

Cada linha é validada antes de gravar: CPF válido, campos obrigatórios, menores de idade com responsável, limites do plano. Ao enviar o arquivo, a tela mostra quantas pessoas estão prontas, quais linhas ficariam de fora e por quê, sem cadastrar nada. Dá para baixar a lista de problemas (linha, nome e o que corrigir), ajustar a planilha e conferir de novo.

Para menores de idade, quando a coluna do CPF do responsável está preenchida o vínculo é feito na importação, inclusive se o responsável estiver na mesma planilha.

7. Importação

Comece por um subconjunto pequeno e representativo (por exemplo, atendidos ativos) e só depois traga o restante. Isso é uma escolha de planejamento sua; o sistema permite importar em partes.

• A importação roda com as regras do cadastro normal. Linhas que não puderem entrar não são importadas e voltam para a sua revisão.
• Se a importação for interrompida, é possível retomar de onde parou, sem duplicar cadastros.
• Importar de novo o mesmo conjunto de arquivos com o mesmo mapeamento gera um aviso de que já foi importado.

8. Conferência

Importar sem conferir não é migrar. Depois de cada etapa:

• Compare o total do resumo (cadastros e presenças criados, linhas processadas e pendentes) com a contagem da planilha original
• Trate cada linha pendente: corrija a origem ou cadastre a pessoa à mão e marque o item como revisado
• Faça uma amostragem: abra 10 a 20 fichas e confira com a planilha, incluindo casos difíceis (menores, nomes sociais, pessoas inativas)

Desfazer uma importação (só administrador): o sistema mostra antes o que seria removido e o que fica. Só sai o que ninguém mexeu depois da importação; cadastro editado, com mudança de situação, vinculado a turma, com presenças ou registros sociais permanece. Por isso, confira cedo: depois que a equipe começa a trabalhar nos cadastros, desfazer deixa de ser possível para eles. Uma importação desfeita não pode ser desfeita de novo.

9. Entrada em produção

• Defina uma data de corte: a partir dela, o Nexus é a fonte oficial e as planilhas viram arquivo somente de leitura
• Atribua papéis e permissões da equipe antes da virada
• Treine usuários-chave e depois o restante; a organização conduz o treinamento interno
• Mantenha as planilhas originais guardadas (sem editar) pelo período que sua política de retenção exigir

Critérios que Alteram Prazo e Complexidade

Não prometemos um prazo fixo. Estes fatores decidem se a migração é rápida ou trabalhosa:

Critério	Menos esforço	Mais esforço
Volume	Até 500 linhas por aba	Acima de 500 linhas por aba exige dividir em mais de uma importação
Número de arquivos e abas	Uma planilha por assunto	Vários arquivos com colunas diferentes e sobreposição de pessoas
Qualidade dos dados	CPF, nome e nascimento preenchidos e padronizados	Campos em branco, texto livre, formatos misturados
Duplicidades	Poucas, já conhecidas	Muitas, sem critério de desempate
Menores e responsáveis	Responsável identificado por CPF	Vínculos familiares só descritos em texto
Presenças históricas	Aba estruturada por pessoa e data	Listas de presença em formatos variados
Dados sensíveis	Poucos e bem classificados	Muitos, em colunas livres, com exigência de base legal
Disponibilidade da equipe	Responsável definido, tempo reservado	Ninguém com dedicação para revisar exceções
Módulos fora da importação	Poucos	Muitos cadastros a lançar manualmente

Responsabilidades

Quem	O que faz
OSC	Inventariar e proteger as planilhas originais; corrigir e padronizar os dados; decidir duplicidades; revisar o mapeamento e aprovar; conferir o resultado; definir data de corte, papéis e treinamento; manter base legal para os dados pessoais (LGPD)
Nexus (sistema)	Ler .xlsx/.csv, aplicar as regras de validação, mostrar o que não entra e por quê, proteger dados pessoais na análise, registrar quem fez cada ação e permitir retomar e, dentro dos limites, desfazer

Dúvidas sobre o seu caso podem ser tiradas com o time do Nexus pelo contato ao final; o escopo de apoio para cada organização deve ser combinado diretamente, não presumido.

Perguntas Frequentes

Quanto tempo leva a migração?

Não há prazo padrão. Depende dos critérios da tabela acima: volume, qualidade dos dados, número de arquivos, duplicidades e disponibilidade da equipe. O melhor caminho é fazer o inventário e uma importação de teste com poucos registros para estimar o restante.

Posso continuar usando planilhas durante a migração?

Sim, até a data de corte. O risco é a divergência: se a planilha continua sendo editada depois da importação, os dois lados deixam de bater. Defina um momento em que as alterações passam a ser feitas só no Nexus.

Existe backup automático e rollback imediato?

Não prometemos isso. O Nexus não faz backup das suas planilhas, por isso guarde as originais. O que existe é a possibilidade de o administrador desfazer uma importação, removendo apenas o que ninguém alterou depois, com prévia do que sai e do que fica.

Preciso limpar os dados antes de migrar?

Quanto mais limpa a planilha, menos exceções. O sistema valida e mostra os erros, mas a correção e a decisão sobre duplicidades são da organização.

Posso migrar apenas parte dos dados?

Sim. Você pode importar em etapas e deixar de fora colunas na revisão do mapeamento. Um subconjunto pequeno é uma boa forma de testar.

Dá para importar voluntários, doadores e turmas por planilha?

Hoje a importação em lote cobre cadastros de atendidos (e presenças históricas na Migração de dados) e o demonstrativo de pessoal. Para os demais cadastros, o lançamento é feito pelas telas do sistema. Consulte o time do Nexus se precisar de uma alternativa para o seu volume.

Posso mapear colunas para campos personalizados?

O mapeamento da Migração de dados escolhe entre os destinos que o sistema oferece para cada coluna. Se uma coluna não tem destino, a opção é não importá-la ou registrar a informação em outro campo ou documento do sistema.

E se eu tiver dados em vários arquivos?

A Migração de dados aceita até 10 arquivos por envio, com várias abas. Arquivos repetidos são ignorados. A consolidação de pessoas que aparecem em mais de um arquivo passa pela sua revisão de duplicidades.

A equipe precisa de treinamento?

Sim, e a organização deve planejá-lo. Comece por usuários-chave e expanda aos poucos; sem isso, a equipe tende a manter planilhas paralelas.

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Quer avaliar a migração da sua OSC? Fale com o time do Nexus e descreva suas planilhas.