Previsto, comprometido, recebido e pago: quatro coisas diferentes na gestão financeira da ONG

Pontos-Chave sobre Previsto, Comprometido, Recebido e Pago

• Uma despesa passa por estados diferentes. Prevista no orçamento, assumida (comprometida), entregue (realizada) e paga são quatro momentos. Misturá-los esconde dívidas e atrasos.
• Uma receita também. Oportunidade, promessa, compromisso formal, dinheiro recebido e dinheiro aplicado não são a mesma coisa. Contar a promessa como caixa é o erro mais caro de uma ONG.
• Saldo bancário não é dinheiro livre. Parte do que está na conta pode ter destino definido por um financiador ou por um doador.
• Cada data conta uma história. Competência, emissão da nota, entrega, vencimento e pagamento são datas distintas e precisam ser registradas separadamente.
• Sem dado não é zero. "Não informado" e "R$ 0,00" são respostas diferentes e levam a decisões diferentes.

O Erro que Quase Toda ONG Já Cometeu

A diretora olha o saldo do banco, vê R$ 50.000 e aprova a contratação de uma oficineira. Dois meses depois, a ONG não consegue pagar a conta de luz. O que aconteceu?

Dos R$ 50.000, R$ 30.000 eram o repasse de um projeto e só podiam ser usados nas despesas daquele projeto. R$ 12.000 já estavam comprometidos com contas que venceriam em breve. Sobravam R$ 8.000 de recurso realmente livre, e a nova contratação custava mais que isso.

Nada nessa história é incompetência. O problema é que o saldo da conta responde a uma pergunta (quanto há no banco?) e a decisão exigia outra (quanto posso gastar, com o quê, até quando?). A gestão financeira da ONG é, em boa parte, a disciplina de manter essas perguntas separadas.

Os Estados de uma Despesa

Toda despesa passa por uma cadeia. Para despesas relevantes, vale registrar cada passo; para despesas pequenas e recorrentes, a ONG pode simplificar, desde que decida isso por escrito.

Estado	O que significa	Pergunta que responde
Prevista	Consta no orçamento ou no plano	O que planejamos gastar?
Aprovada	Alguém com autoridade autorizou	Pode gastar?
Comprometida	Assumimos a obrigação (contrato, pedido, compra)	O que já devemos, mesmo sem ter pago?
Realizada (atestada)	O bem ou o serviço foi entregue e conferido	O que recebemos de fato?
Paga	O dinheiro saiu da conta	Quanto saiu?
Comprovada e conciliada	Há documento e o pagamento bate com o extrato	Podemos mostrar?

O ponto central: previsto não é obrigação, obrigação não é gasto e gasto não é pagamento. Quem só olha o que foi pago enxerga o passado. Quem olha o comprometido enxerga o que vai sair nas próximas semanas.

Alguns detalhes que evitam confusão:

• Atesto é a confirmação de que o serviço ou o produto foi entregue, feita por quem recebeu. Nota fiscal prova a venda, não a entrega.
• Nota fiscal não é prova de pagamento. A prova é o comprovante bancário e o extrato.
• Pagamento parcial precisa ser tratado como tal: a despesa continua em aberto pelo saldo, e alguém decide se quita o restante ou mantém o saldo.
• Cancelar não é apagar. Uma despesa cancelada deve manter o motivo registrado, e uma despesa já conciliada ou incluída em uma prestação de contas enviada não deve ser simplesmente excluída.

Os Estados de uma Receita

A receita tem seu próprio caminho, e é aqui que a confusão custa mais caro.

Estado	O que significa	Pode contar como caixa?
Oportunidade	Um edital, uma campanha ou uma parceria em estudo	Não
Proposta enviada	Pedimos o recurso	Não
Promessa ou aprovação	O financiador disse que vai apoiar	Não
Compromisso formal	Há um instrumento assinado, com valor e condições	Não, mas entra no planejamento
Recebido	O dinheiro entrou na conta	Sim, com a destinação definida
Aplicado	O recurso foi usado no objeto combinado	Já consumido
Comprovado	O uso foi demonstrado a quem financiou	Fechado

Uma regra simples: só o que entrou na conta é caixa. O compromisso formal ajuda a planejar, e a promessa ajuda a esperançar, mas nenhum dos dois paga salário. Quando a ONG estima o caixa dos próximos meses, vale separar duas colunas: "já recebido" e "esperado, com o grau de certeza".

Outras distinções úteis:

• Recebimento não é cumprimento. Receber o repasse não significa que a contrapartida ou a entrega prometida foi executada.
• Transferência entre contas da própria ONG não é receita nem despesa. Se isso entrar na conta de resultado, os números dobram.
• Valor bruto não é valor líquido. Taxas de meios de pagamento e tarifas diminuem o que de fato chega.
• Promessa não é recurso. Em um edital, "aprovado" muitas vezes quer dizer "habilitado a assinar", e a liberação segue o cronograma do instrumento.

Saldo Bancário, Recurso Livre e Recurso Vinculado

Esse é o conceito mais importante para quem recebe de mais de uma fonte.

• Recurso livre pode ser usado em qualquer despesa da ONG (por exemplo, doações sem destinação específica).
• Recurso vinculado (ou com restrição) só pode ser usado para o fim definido por quem o concedeu: um projeto, uma rubrica, uma atividade.

A distinção aparece na lei e na contabilidade. A Lei nº 13.019/2014 (MROSC), por exemplo, exige que os recursos de uma parceria com a administração pública sejam depositados em conta corrente específica (art. 51), justamente para separá-los do restante. E a norma contábil das entidades sem finalidade de lucros (ITG 2002 (R1), do Conselho Federal de Contabilidade) trata a parcela do superávit com restrição de aplicação de forma separada. Peça ao contador que explique como isso aparece nas demonstrações da sua ONG.

Na gestão, o que importa é criar uma visão simples:

Item	Valor (exemplo)
Saldo total nas contas	R$ 50.000
(−) Recursos vinculados a projetos	R$ 30.000
(−) Obrigações comprometidas nas próximas semanas	R$ 12.000
= Recurso livre disponível	R$ 8.000

Cuidados ao montar essa visão:

• Não some o que não é comparável. Não misture recurso vinculado com livre em um número só.
• Cada recurso vinculado tem seu saldo próprio, que só pode ser usado dentro das regras do instrumento.
• Despesa sem critério de rateio fica "não alocada". Estimar a parcela de cada projeto "no olho" cria problemas na prestação de contas.
• Um custo nunca deve ser apropriado a dois projetos ao mesmo tempo. A dupla apropriação é um dos erros mais comuns e mais caros.

Datas: Cada Uma Conta uma História

Uma única despesa tem várias datas, e elas não coincidem:

Data	O que registra
Competência	Em que período a despesa pertence
Emissão	Quando o documento fiscal foi emitido
Atesto	Quando a entrega foi conferida
Vencimento	Quando precisa ser paga
Pagamento	Quando efetivamente saiu da conta

Um serviço prestado em setembro, com nota emitida em outubro e pago em novembro mostra em setembro um custo que o caixa só sentiu em novembro. Registrar uma única data distorce o relatório mensal e a prestação de contas. Quando uma data é desconhecida, deixe em branco. Uma data inventada é pior que uma data ausente.

Uma Planilha Mínima para Começar

Não precisa de sistema para organizar isso. Em uma planilha, para despesas, algumas colunas já mudam o cenário:

Coluna	Para quê
Descrição e fornecedor	Identificar o gasto (se não houver fornecedor, marque "não identificado")
Projeto e rubrica	A que se destina
Valor previsto, valor comprometido, valor pago	Os três estágios
Data de competência, de vencimento e de pagamento	As datas independentes
Status	Prevista, aprovada, comprometida, atestada, paga, conciliada
Responsável pela aprovação e pelo atesto	Quem decidiu e quem conferiu
Documento	Referência ao comprovante

E para receitas: fonte, valor esperado, estado (oportunidade, proposta, compromisso, recebido), data prevista e data real, destinação (livre ou vinculada) e saldo a utilizar.

Revise essa planilha uma vez por semana, por quinze minutos. A pergunta é: o que vence nas próximas quatro semanas, e com que recurso vamos pagar?

Indicadores que Valem a Pena

Poucos números, bem definidos, bastam:

• previsto, comprometido e pago, por projeto e por fonte;
• despesas vencidas, pendentes e parcialmente pagas;
• percentual de despesas com comprovante e conciliadas;
• recurso livre disponível, separado do vinculado;
• cobertura das obrigações das próximas semanas;
• concentração por fonte: quanto da receita depende de um só financiador.

Evite um "índice de saúde financeira" único. Ele esconde justamente as diferenças que este texto defende.

Quem Faz o Quê em uma ONG Pequena

Em uma equipe pequena, a mesma pessoa pode registrar, pagar e conferir. O mínimo para reduzir o risco é que quem solicita um gasto não seja quem o aprova e que alguém diferente confira o extrato de tempos em tempos. O texto sobre segregação de funções em ONGs pequenas mostra como fazer isso com poucas pessoas.

Como o Nexus Social Trata o Assunto

No Nexus Social, as despesas podem ser registradas com comprovante e categoria e acompanhadas por projeto, o que sustenta a visão de previsto, realizado e pago por projeto e facilita a prestação de contas. A lógica deste texto, porém, vale com ou sem sistema: o que importa é separar os estados e manter as datas independentes. Veja também gestão financeira em OSCs e despesas do projeto, comprovantes e conciliação.

Perguntas Frequentes

Qual a diferença entre despesa comprometida e despesa paga?

Despesa comprometida é a obrigação já assumida (pedido, contrato, serviço entregue), mesmo que o pagamento ainda não tenha sido feito. A paga é a que já saiu da conta. Olhar só o pago esconde o que vai sair nas próximas semanas.

O saldo da conta é o dinheiro que posso gastar?

Nem sempre. Parte do saldo pode estar vinculada a um projeto ou a um fim específico, e parte pode estar comprometida com contas próximas. O que você pode gastar livremente é o saldo menos o vinculado e o comprometido.

Posso contar o valor de um edital aprovado como receita do ano?

Como planejamento, sim, com o grau de certeza explícito. Como caixa, só quando o dinheiro entrar. Entre os dois, o recurso fica em "compromisso" ou "a receber", e o cronograma do instrumento define quando a ONG poderá usá-lo.

Transferência entre contas da ONG é receita?

Não. É movimentação interna. Se for lançada como receita e despesa, os números do período ficam inflados.

Preciso de contador para fazer isso?

A gestão financeira (acompanhar caixa, compromissos e destinação) é da ONG. A escrituração, os tributos e as demonstrações contábeis são do contador. Os dois trabalham melhor quando a gestão registra os estados e as datas corretamente.

Como tratar doação de bens e serviços?

Doação em espécie (bens ou serviços) não é caixa e deve ser registrada à parte, com a forma de valoração usada. Misturar com o dinheiro distorce o saldo.

Conclusão

Previsto, comprometido, recebido e pago são quatro respostas a quatro perguntas diferentes. Separá-los, distinguir recurso livre de vinculado e registrar cada data no seu lugar dá à diretoria uma visão em que se pode confiar para decidir e dá à prestação de contas uma base que não precisa ser reconstruída no último dia. Comece pela planilha mínima e pela revisão semanal de quinze minutos: é a mudança de menor custo e maior efeito.

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Fontes e Referências

• Lei nº 13.019/2014 (MROSC) — Planalto — Conta corrente específica para os recursos da parceria (art. 51)
• Conselho Federal de Contabilidade — Entidades sem Finalidade de Lucros — ITG 2002 (R1), que trata da contabilidade das entidades sem fins lucrativos; confirme com o contador a aplicação à sua ONG