Despesas do projeto: como organizar comprovantes e conciliar a conta

Pontos-Chave sobre Despesas e Conciliação

• Toda despesa precisa de comprovante e de vínculo com a atividade que a motivou.
• Conciliar é fazer cada lançamento do extrato corresponder a uma despesa registrada.
• Categorias padronizadas facilitam o relatório financeiro.
• O relatório financeiro segue o formato e as responsabilidades definidos no instrumento.

O caminho de uma despesa

Uma despesa de projeto passa por etapas: necessidade, aprovação, compra, pagamento, comprovante e registro. Quando uma delas falha, o problema aparece na prestação de contas. Defina o fluxo por escrito e quem responde por cada etapa.

Registre cada despesa com o mínimo necessário

Campo	Exemplo	Por quê
Data e valor	Conforme o comprovante	Conciliar com o extrato
Fornecedor	Nome e documento	Identificar quem recebeu
Descrição	O que foi comprado	Explicar o gasto
Categoria	Material, serviço, transporte	Agrupar no relatório
Meta ou atividade	Oficina de informática	Mostrar a finalidade
Comprovante	Nota ou recibo anexado	Comprovar
Responsável	Quem lançou e quem aprovou	Rastrear

Comprovantes: regras práticas

• Confira data, valor, descrição e dados do fornecedor antes de pagar.
• Digitalize e anexe o documento ao registro da despesa, no mesmo dia.
• Para pagamentos sem nota, siga o que seu instrumento permite e documente o motivo.
• Padronize o nome dos arquivos.

As regras sobre quais despesas são admitidas, como remunerar equipe e como pagar fornecedores vêm do plano de trabalho e do instrumento. Consulte-os antes de gastar. Veja os documentos que costumam compor a prestação de contas.

Concilie com o extrato

A conciliação é um confronto entre o extrato bancário e os registros de despesas e receitas do projeto. Faça-a ao menos uma vez por mês:

1. liste os lançamentos do extrato;
2. associe cada um a uma despesa ou receita registrada;
3. investigue o que não tem correspondência;
4. registre ajustes com explicação.

Um lançamento sem despesa, ou uma despesa sem lançamento, é um sinal a investigar antes da prestação.

Prepare o relatório financeiro

A Lei nº 13.019/2014 prevê, na prestação de contas, o relatório de execução financeira (art. 66). Fonte: Lei nº 13.019/2014. O seu conteúdo e o formato seguem o instrumento e as normas do órgão parceiro. Com despesas já categorizadas e vinculadas às metas, ele sai da própria base. Veja relatório de execução do objeto e financeiro e gestão financeira de OSCs.

Separação de funções

Sempre que possível, quem solicita a compra não deve ser quem aprova o pagamento nem quem concilia. Em organizações pequenas, ao menos a conferência deve ser feita por outra pessoa. Veja governança e controle interno.

Diferencial do Nexus Social: despesas podem ser registradas com comprovante e categoria, e acompanhadas por projeto.

Perguntas Frequentes

Posso pagar despesas do projeto com dinheiro da conta geral?

Depende do instrumento. Em geral, recursos de parcerias exigem identificação clara; consulte as regras do seu termo.

Com que frequência conciliar?

Ao menos mensalmente. Quanto antes, mais fácil achar a origem de uma diferença.

O que fazer com um comprovante perdido?

Peça segunda via ao fornecedor e registre a ocorrência. Consulte o órgão parceiro sobre o procedimento.

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Quer despesas e comprovantes no mesmo lugar do projeto? Agende uma demonstração ou conheça o Nexus Social.

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Fontes e Referências

• Lei nº 13.019/2014 — Planalto — Relatório de execução financeira previsto na prestação de contas (art. 66) (2014, com alterações da Lei nº 13.204/2015)