Erros comuns na prestação de contas de ONGs e como evitá-los

Pontos-Chave sobre Erros na Prestação de Contas

• A maioria dos erros nasce na operação, não no relatório.
• Gasto sem ligação com a atividade é o problema mais difícil de explicar depois.
• Meta cumprida sem evidência é, para quem analisa, meta não comprovada.
• Prazo e formato vêm do instrumento e devem estar no calendário da equipe.

Erro 1: tratar a prestação de contas como tarefa do fim

A prestação final tem prazo de até noventa dias após o término da vigência da parceria, ou ao fim de cada exercício quando a duração passa de um ano, segundo o art. 69 da Lei nº 13.019/2014. Fonte: Lei nº 13.019/2014. Quem começa a organizar só nessa janela reconstrói meses de trabalho.

Como evitar: adote uma rotina mensal. Veja o checklist de rotina mensal.

Erro 2: comprovante sem vínculo com a atividade

Uma nota fiscal correta, mas sem indicação de para que serviu, obriga a equipe a investigar depois.

Como evitar: registre, no momento da despesa, a meta, a etapa ou a atividade a que ela se refere, e anexe o comprovante ao mesmo registro.

Erro 3: meta cumprida, mas sem evidência

O relatório de execução do objeto deve apresentar as atividades realizadas e comparar metas propostas e resultados alcançados (art. 66 da Lei nº 13.019/2014). Dizer que 80 pessoas foram atendidas sem listas, registros ou outra prova deixa o número frágil.

Como evitar: defina, para cada meta do plano de trabalho, qual evidência a comprova e onde ela fica guardada. Veja lista de presença em projetos sociais.

Erro 4: números que não batem entre relatórios

O relatório de atividades diz 120 participantes, a planilha de presença diz 112 e o relatório ao financiador diz 118. Cada um usou um critério.

Como evitar: fixe uma definição por indicador (por exemplo, "participante é quem esteve em pelo menos um encontro no período") e extraia todos os relatórios da mesma base.

Erro 5: alterações sem formalizar

Trocar uma atividade, remanejar um valor ou mudar um prazo sem seguir o procedimento do instrumento pode virar questionamento na análise.

Como evitar: antes de mudar algo relevante, consulte o plano de trabalho e o procedimento de ajuste do seu termo, e registre a aprovação.

Erro 6: dados pessoais em excesso nos anexos

Anexar listas completas com documentos e dados sensíveis, quando o parceiro só precisa de comprovação de participação, amplia o risco. A LGPD pede que o tratamento se limite ao necessário (art. 6º) e exige medidas de segurança (art. 46). Fonte: Lei nº 13.709/2018.

Como evitar: pergunte ao parceiro o que é exigido e envie o mínimo. Veja transparência e prestação de contas no MROSC.

Erro 7: depender de uma única pessoa

Se só a tesoureira sabe onde estão os comprovantes, a saída dela paralisa a prestação.

Como evitar: guarde tudo em local compartilhado, com acesso por função, e registre quem faz o quê.

Diferencial do Nexus Social: atividades, presenças e despesas ficam no mesmo sistema, o que reduz divergência entre relatórios.

Perguntas Frequentes

Qual é o erro mais caro?

Costuma ser a falta de evidência para metas já cumpridas, porque exige reconstruir a prova depois.

Quem define o formato da prestação de contas?

O instrumento da parceria e as normas do órgão parceiro. Sempre confirme com o seu gestor.

Vale a pena contratar apoio contábil?

Para a parte financeira, o contador responsável tem papel central. O relatório financeiro precisa ser consistente com a contabilidade.

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Quer prevenir esses erros desde a operação? Agende uma demonstração ou conheça o Nexus Social.

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Fontes e Referências

• Lei nº 13.019/2014 — Planalto — Relatório de execução do objeto (art. 66) e prazo da prestação final (art. 69) (2014, com alterações da Lei nº 13.204/2015)
• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto — Necessidade (art. 6º) e segurança (art. 46) (2018)