Rotina mensal para não acumular a prestação de contas da ONG

Pontos-Chave sobre a Rotina Mensal

• Prestar contas é consequência da rotina, não uma etapa isolada no fim.
• Um fechamento mensal curto evita meses de retrabalho.
• Evidência de execução e comprovante financeiro devem ser reunidos juntos.
• Pendência registrada é pendência que alguém resolve.

Por que acumular custa caro

Quando a prestação de contas fica para o final, a equipe reconstrói de memória o que aconteceu em meses anteriores. Falta nota, lista de presença sem data, foto sem contexto. A Lei nº 13.019/2014 prevê que a prestação de contas se apoie em relatório de execução do objeto e relatório de execução financeira (art. 66), e o prazo para a prestação final é de até noventa dias após o término da vigência, ou ao fim de cada exercício se a parceria durar mais de um ano (art. 69). Fonte: Lei nº 13.019/2014. Noventa dias passam rápido para quem não tem nada organizado.

O instrumento da sua parceria pode trazer exigências adicionais. Leia o seu termo, o plano de trabalho e as orientações do órgão parceiro.

O fechamento mensal em seis passos

1. Concilie a conta do projeto. Todo lançamento do extrato deve ter despesa e comprovante correspondentes.
2. Confira os comprovantes. Nota ou recibo, data, valor, descrição e vínculo com a atividade prevista.
3. Reúna as evidências de execução. Listas de presença, relatórios de atividade, fotos autorizadas.
4. Compare com as metas do plano de trabalho. O que foi previsto para o mês foi feito?
5. Registre desvios e justificativas. Atraso, troca de fornecedor, atividade cancelada.
6. Liste pendências com responsável e prazo.

O que cada área entrega

Área	Entrega no fechamento
Financeiro	Extrato conciliado, comprovantes organizados
Coordenação	Resumo das atividades e comparação com as metas
Equipe técnica	Listas de presença, relatórios de atendimento
Comunicação	Fotos com autorização e registros de divulgação

Defina uma data fixa para essas entregas, por exemplo até o quinto dia útil do mês seguinte.

Ligue despesa e atividade

Uma despesa só se explica quando se sabe a que atividade ela serviu. Registre, em cada gasto, a qual meta, etapa ou atividade ele se refere. Isso facilita responder a questionamentos e montar o relatório financeiro. Veja documentos para a prestação de contas e como a prestação de contas começa na operação.

Cuidado com dados pessoais nas evidências

Listas de presença e fotos trazem dados pessoais, às vezes de crianças. Reúna apenas o que o parceiro exige e proteja o restante. A LGPD estabelece que o tratamento deve se limitar ao necessário (art. 6º). Fonte: Lei nº 13.709/2018.

Diferencial do Nexus Social: o Nexus reúne atividades, presenças e despesas do projeto no mesmo lugar, para que o fechamento mensal use os mesmos registros da operação.

Perguntas Frequentes

Preciso fazer prestação de contas todo mês?

Não necessariamente ao órgão parceiro, cuja periodicidade vem do instrumento. Mas o fechamento interno mensal é uma boa prática para chegar preparado.

Quem deve conferir os comprovantes?

Uma pessoa diferente de quem lançou a despesa, quando possível, para reduzir erros.

E se faltar um comprovante?

Registre a pendência, busque o documento junto ao fornecedor e consulte o órgão parceiro sobre como proceder, conforme o instrumento.

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Quer um fechamento mensal com menos retrabalho? Agende uma demonstração ou conheça o Nexus Social.

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Fontes e Referências

• Lei nº 13.019/2014 — Planalto — Relatórios de execução do objeto e financeira (art. 66) e prazo de prestação de contas final (art. 69) (2014, com alterações da Lei nº 13.204/2015)
• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto — Princípio da necessidade no tratamento de dados pessoais (art. 6º) (2018)