O que uma ONG precisa guardar para prestação de contas

Pontos-chave sobre documentos de prestação de contas

• A regra mais importante é conferir o instrumento assinado, o edital e a regulamentação aplicável; uma lista na internet não substitui essas fontes.
• Para parcerias regidas pelo MROSC, a lei trata da prestação de contas e da verificação do objeto e das metas (Lei nº 13.019/2014). O procedimento pode variar conforme o ente público e as cláusulas pactuadas.
• Documentos de projeto, execução, despesas, fornecedores, participantes e resultados cumprem papéis diferentes. Organize-os com contexto e relação com a atividade que comprovam.
• O checklist a seguir é uma referência operacional, não uma relação universal ou exaustiva de obrigações.

Primeiro: identifique qual prestação será apresentada

Antes de abrir pastas, responda: qual é a fonte do recurso? Existe parceria pública, termo de fomento, termo de colaboração, edital privado ou contrato? Qual órgão ou financiador acompanha o projeto? Qual período, plataforma, formato e prazo estão definidos?

A Lei nº 13.019/2014 estabelece regras gerais para parcerias entre administração pública e organizações da sociedade civil, enquanto regulamentos e instrumentos detalham a execução em cada esfera (MROSC, arts. 1º e 63–72). O Decreto nº 8.726/2016 regulamenta a lei no âmbito federal e não substitui automaticamente regras estaduais, municipais ou de outros tipos de financiamento (Decreto nº 8.726/2016).

Categorias que podem compor o arquivo do projeto

Use as categorias abaixo para conferir a organização. Inclua somente o que for pertinente ao projeto e ao instrumento.

Instrumento e plano de trabalho

• edital, proposta aprovada e instrumento assinado;
• plano de trabalho e cronograma vigentes;
• metas, indicadores, orçamento e meios de verificação;
• alterações, aditivos, aprovações e comunicações formais;
• dados de responsáveis, vigência e prazos relevantes.

No regime federal, o Decreto nº 8.726/2016 descreve itens do plano de trabalho, como metas, indicadores e meios de aferição. A redação e os documentos efetivamente exigidos devem ser conferidos no instrumento da parceria.

Execução e evidências

• calendário planejado e realizado, com alterações justificadas;
• registros de atividades, oficinas, atendimentos ou entregas;
• relatórios de execução e documentos usados para aferir metas;
• listas de presença ou outros registros de participação quando necessários;
• produtos, materiais e evidências com data, finalidade e responsável;
• comunicações de monitoramento e providências adotadas.

Uma foto sem data ou uma lista sem vínculo com a atividade pode perder contexto. Veja o guia sobre evidências de oficinas em projetos sociais para estruturar esse elo.

Financeiro, fiscal e fornecedores

• comprovantes de receita, transferência e pagamento;
• notas fiscais, recibos e documentos fiscais aplicáveis;
• contratos, ordens de serviço e entregas de fornecedores;
• cotações ou justificativas de contratação quando exigidas;
• conciliações, extratos e memória de cálculo, se previstos;
• registros de devoluções, remanejamentos e saldos conforme as regras do instrumento.

Não classifique automaticamente um documento como obrigatório ou suficiente. A exigência depende do instrumento, do regulamento e da orientação do parceiro público ou privado.

Pessoas, consentimentos e proteção de dados

Mantenha registros de presença, atendimentos e autorizações apenas quando pertinentes, com finalidade clara e acesso limitado. Dados pessoais não devem ser copiados para pastas públicas ou enviados em anexos amplos sem necessidade. A LGPD prevê princípios e medidas de segurança para o tratamento desses dados (Lei nº 13.709/2018). Para imagens, confira também como registrar consentimento em projetos sociais.

Relatórios e prestação apresentada

• relatórios periódicos e finais;
• demonstrativos ou declarações solicitados pelo instrumento;
• respostas a diligências e comprovação de entrega;
• protocolo, recibo de envio e versão efetivamente apresentada;
• pareceres, aprovações e comunicações de encerramento, quando recebidos.

O Manual MROSC publicado pela Funarte reúne orientações para diferentes fases das parcerias no Governo Federal (Manual MROSC). O manual é uma referência útil, mas não elimina a necessidade de consultar a regra do ente e o instrumento específico.

Como manter o arquivo pesquisável

Estruture a documentação por projeto e período; use nomes de arquivo previsíveis; vincule despesa à atividade quando houver essa relação; mantenha versões e aprovações; defina quem pode consultar documentos com dados pessoais. Uma planilha de índice simples pode registrar título, categoria, data, responsável, local de armazenamento e relação com a meta.

Evite depender da memória de uma pessoa ou do histórico de mensagens. Uma revisão mensal pode apontar documento sem contexto, entrega sem comprovação ou despesa sem vínculo conhecido. Essa revisão interna ajuda a preparar perguntas ao financiador antes do encerramento.

Exemplo prático: no lugar de uma pasta chamada “Fotos finais”, mantenha uma referência organizada por projeto, atividade e data. A descrição deve dizer o que o arquivo demonstra, sem expor publicamente informações de participantes.

Checklist operacional

Projeto e parceria

• Instrumento, plano de trabalho e versão atual estão localizáveis.
• A equipe conhece metas, prazos e documentos exigidos.
• Aprovações e alterações foram arquivadas junto ao contexto.

Execução

• Atividades realizadas têm data, responsável e vínculo com o projeto.
• Presenças e evidências correspondem ao propósito e ao meio de verificação.
• Variações de cronograma e metas foram documentadas.

Despesas e arquivos

• Despesas têm documentos adequados à regra aplicável.
• Fornecedores, entregas e contratações podem ser relacionados ao objeto.
• Os arquivos têm nome, período, categoria e responsável.
• Documentos pessoais ou sensíveis estão protegidos por acesso limitado.

Apresentação

• O formato e prazo foram conferidos no instrumento e com o parceiro.
• O relatório final explica resultados, diferenças e limitações.
• Protocolo e versão enviada foram preservados.

Uma estrutura integrada ajuda a reduzir retrabalho e localizar registros durante a execução. Conheça a proposta de gestão de projetos, documentos e evidências em uma única operação.

Perguntas Frequentes

Existe uma lista única de documentos obrigatórios para todas as ONGs?

Não. A lista depende do tipo de recurso, instrumento, edital, ente parceiro e normas aplicáveis. Use o checklist como índice inicial e valide cada item com a fonte que rege o projeto.

Preciso guardar documentos de presença e imagens?

Guarde os registros necessários à finalidade e às exigências aplicáveis, com controle de acesso. Imagens e dados de participantes exigem cuidados de privacidade e direitos; não colete ou retenha materiais sem necessidade.

O MROSC vale para qualquer financiamento recebido por uma OSC?

Não. A Lei nº 13.019/2014 trata de parcerias entre administração pública e organizações da sociedade civil. Outras fontes de recurso podem ser regidas por contratos, editais ou regras próprias.

---

Para conectar documentos e evidências às atividades do projeto, conheça o Nexus Social.

---

Fontes e Referências

• Lei nº 13.019/2014 (MROSC) — Planalto — Institui o regime das parcerias entre administração pública e OSCs e disciplina prestação de contas no seu âmbito (2014; texto compilado).
• Decreto nº 8.726/2016 — Planalto — Regulamenta o MROSC para parcerias da administração pública federal e descreve elementos do plano de trabalho (2016; texto compilado).
• Manual MROSC: do planejamento à prestação de contas — Funarte — Publicação federal de 2025 com orientações sobre gestão, execução e prestação de contas de parcerias (2025).
• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto — Reúne princípios e medidas para tratamento e proteção de dados pessoais (2018).