Evidências de execução em projetos sociais: o que guardar e como organizar

Pontos-Chave sobre Evidências de Execução

• Evidência é o que permite a um terceiro confirmar que a atividade aconteceu.
• Foto sozinha prova pouco; combinada com lista, data e relatório, prova mais.
• Organize por meta, não por data de arquivo.
• Imagens e listas exigem cuidado com autorização e dados pessoais.

Para que serve a evidência

Pela Lei nº 13.019/2014, o relatório de execução do objeto traz as atividades desenvolvidas e compara as metas propostas com os resultados alcançados (art. 66). Fonte: Lei nº 13.019/2014. Para sustentar esse comparativo, a organização precisa de provas das atividades. Quais documentos o parceiro exige, e em que formato, vem do plano de trabalho e do instrumento; confira o seu.

Tipos de evidência e o que cada uma comprova

Evidência	Comprova	Limite
Lista de presença	Quem participou e quando	Precisa de data, atividade e responsável
Relatório da atividade	O que foi feito e com que resultado	Precisa de autor e data
Fotos e vídeos	Que o evento ocorreu	Sozinhos, não provam quantidade nem conteúdo
Material produzido	Entrega do produto	Deve estar identificado e datado
Registros do sistema	Histórico de atendimentos	Dependem de quem pode alterar
Comunicações	Divulgação, convites	Servem de apoio

Combine pelo menos duas evidências para cada meta importante.

Organize por meta

Crie uma pasta por meta do plano de trabalho, com subpastas por período. Dentro, guarde as evidências com nomes padronizados: data, atividade, tipo. Ex.: 2026-03-12_oficina-informatica_lista.pdf.

Isso permite responder, em minutos, a um pedido como "comprove a meta 3 no primeiro semestre".

Fotos e imagens: cuidado com autorização

A foto é uma evidência útil, mas envolve imagem de pessoas, muitas vezes crianças. Colete autorização de uso de imagem antes e guarde-a junto. Veja consentimento de uso de imagem. A LGPD determina que o tratamento de dados de crianças e adolescentes ocorra em seu melhor interesse (art. 14). Fonte: Lei nº 13.709/2018.

Fotografe a atividade, não só os rostos: material, local, cartaz da ação. Isso comprova o evento sem expor desnecessariamente as pessoas.

Guarda e acesso

Defina onde as evidências ficam, quem pode acessá-las e por quanto tempo serão guardadas, seguindo o instrumento e a política da organização. Evite deixar arquivos apenas em celulares pessoais ou em e-mails de voluntários. Veja política de retenção de dados.

Registre durante a atividade

A melhor hora para reunir a evidência é o dia da atividade. Combine uma rotina curta ao fim de cada encontro: conferir a lista, enviar as fotos para a pasta do projeto, escrever três linhas de relato.

Diferencial do Nexus Social: o Nexus mantém presença, atendimento e demais registros do projeto em um só lugar, o que reduz a dispersão de evidências.

Perguntas Frequentes

Foto basta para comprovar uma atividade?

Dificilmente. Ela mostra que algo ocorreu, mas é mais forte quando combinada com lista de presença e relatório.

Posso publicar as fotos do projeto?

Apenas com a autorização adequada, especialmente quando houver crianças e adolescentes.

Por quanto tempo guardar as evidências?

Pelo prazo exigido no instrumento da parceria e na política da organização. Em dúvida, consulte o órgão parceiro.

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Quer evidências organizadas desde o primeiro encontro? Agende uma demonstração ou conheça o Nexus Social.

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Fontes e Referências

• Lei nº 13.019/2014 — Planalto — Relatório de execução do objeto e comparativo entre metas e resultados (art. 66) (2014, com alterações da Lei nº 13.204/2015)
• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto — Dados de crianças e adolescentes tratados em seu melhor interesse (art. 14) (2018)