Como mapear os dados pessoais da sua ONG: inventário simples para a LGPD
Equipe Nexus
Autor3 min de leitura
Pontos-Chave sobre o Inventário de Dados
- Não se protege o que não se conhece: o inventário é o ponto de partida.
- Uma tabela simples basta: dado, finalidade, local, acesso e prazo.
- Finalidade e necessidade orientam o que coletar e o que descartar.
- O inventário envelhece: revise quando um projeto novo começar.
Por que começar pelo mapa
Muitas ONGs começam a LGPD escrevendo uma política de privacidade e só depois descobrem que dados pessoais estão em planilhas esquecidas, grupos de mensagens e pastas de celulares de voluntários. A LGPD tem como princípios a finalidade e a necessidade: o tratamento deve ter propósito legítimo e se limitar ao mínimo necessário (art. 6º). Fonte: Lei nº 13.709/2018. Para aplicar isso, é preciso saber o que existe.
Monte uma tabela com seis colunas
| Coluna | Pergunta que responde |
|---|---|
| Dado | Que informação é coletada? (nome, CPF, telefone, foto, saúde) |
| Titular | De quem? (atendido, voluntário, doador, funcionário) |
| Finalidade | Para que serve? |
| Onde fica | Sistema, planilha, papel, celular, e-mail |
| Quem acessa | Que funções e pessoas |
| Prazo | Por quanto tempo será guardado |
Preencha por área da organização: atendimento, financeiro, voluntariado, captação, comunicação. Cada área tende a ter dados que as outras desconhecem.
O que normalmente aparece
- cadastro de atendidos e famílias, incluindo dados de crianças;
- listas de presença e fotos de atividades;
- cadastro de doadores e comprovantes;
- fichas de voluntários e termos de adesão;
- dados de funcionários e candidatos;
- contatos em grupos de mensagens.
Dados sobre saúde e outros temas sensíveis, e dados de crianças e adolescentes, pedem atenção especial. Veja dados sensíveis de famílias atendidas e dados de crianças e adolescentes.
Pergunte: precisamos mesmo disso?
Para cada linha, questione a finalidade. Se ninguém usa o dado, deixe de coletá-lo. Se ele só serve a um projeto encerrado, avalie o descarte conforme a política de retenção.
Aponte riscos à medida que mapeia
Ao preencher a coluna "onde fica", marque o que for arriscado: planilha sem senha, pasta compartilhada com todos, conta de e-mail usada por várias pessoas. A LGPD exige medidas de segurança proporcionais ao risco (art. 46). Veja contas compartilhadas e riscos.
Mantenha vivo
Designe uma pessoa responsável pelo inventário e revise-o quando começar um projeto, mudar de ferramenta ou receber um novo tipo de dado. Para um roteiro geral, veja o guia de conformidade com a LGPD.
Diferencial do Nexus Social: concentrar o cadastro em uma base com perfis de acesso reduz o número de lugares onde dados pessoais ficam espalhados.
Perguntas Frequentes
Preciso de consultoria para fazer o inventário?
Não necessariamente. Uma tabela simples, preenchida com a equipe, já ajuda. Para casos complexos, procure apoio jurídico.
Quanto tempo leva?
Depende do tamanho da organização. Comece por uma área e expanda.
O inventário substitui a política de privacidade?
Não. Ele alimenta a política, que precisa refletir o que a organização realmente faz.
Quer reduzir os lugares onde os dados ficam espalhados? Agende uma demonstração ou conheça o Nexus Social.
Fontes e Referências
- Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto — Princípios de finalidade e necessidade (art. 6º) e dever de segurança (art. 46) (2018)
Escrito por Equipe Nexus
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