Modelo de política de uso de IA para ONGs: texto pronto para adaptar

Pontos-Chave sobre a Política de Uso de IA

• Uma política curta é lida e seguida. O modelo abaixo cabe em duas páginas e usa linguagem que um voluntário entende.
• É um modelo, não um parecer jurídico. Cada ONG precisa adaptá-lo à sua realidade e, de preferência, submetê-lo à assessoria jurídica ou ao encarregado de dados.
• A política só vale se a ONG cumpre o que promete. Escreva o que é possível fazer, ofereça uma ferramenta aprovada e treine a equipe.
• Ela fecha a série sobre ONGs e IA: reúne o critério das três cores, os cuidados com ferramentas e a orientação para a equipe em um documento só.

Para Que Serve uma Política de IA

A política responde, de forma antecipada, às dúvidas que aparecem todos os dias: posso usar o ChatGPT para isso? Posso colar este e-mail? Quem aprovou esta ferramenta? O que faço se enviei algo errado? Sem resposta escrita, cada pessoa decide por conta própria, e o risco é desigual.

Ela também ajuda a ONG em outras frentes: mostra a financiadores e parceiros que a organização tem governança, sustenta o que o termo ou aviso de privacidade afirma sobre IA e dá base para treinar voluntários que entram e saem. O guia sobre IA responsável traz um checklist de governança mais amplo, e a LGPD, no art. 50, incentiva boas práticas e governança de quem trata dados pessoais.

Antes de Copiar: Cinco Decisões da Sua ONG

O modelo tem campos entre colchetes. Antes de preenchê-lo, defina:

1. Quais ferramentas são autorizadas e em que tipo de conta (institucional, não pessoal). Veja como diferem ChatGPT e Gemini.
2. Quem é o responsável por tirar dúvidas e aprovar ferramentas novas: a coordenação, o encarregado de dados ou outra pessoa.
3. Quais usos a ONG quer estimular, para a política não parecer só uma lista de proibições.
4. Se o sistema de gestão tem IA, e como ela trata dados dos atendidos.
5. Como a equipe avisa um erro e a quem.

O Modelo, Cláusula por Cláusula

Os textos abaixo estão escritos para serem copiados e adaptados. Troque os trechos entre colchetes.

1. Objetivo

Esta política define como a [nome da ONG] usa ferramentas de inteligência artificial (IA), como assistentes de texto e recursos de IA em programas, para ganhar tempo no trabalho sem colocar em risco as pessoas que atendemos, nossos parceiros e a própria organização.

2. Quem deve seguir

Vale para toda a equipe, diretoria, voluntários, estagiários e prestadores que usam dados, e-mails, documentos ou equipamentos da [nome da ONG], inclusive quando usam o próprio celular ou computador.

3. O que entendemos por IA

Consideramos IA qualquer ferramenta que gera ou transforma texto, imagem, áudio ou vídeo a partir do que a pessoa escreve ou envia, como chats, assistentes de escrita, tradutores automáticos, transcritores de reunião e recursos de IA dentro de outros programas.

4. Ferramentas autorizadas

Somente as ferramentas listadas abaixo, e somente com a conta fornecida pela ONG, podem ser usadas com informações da organização. Quem precisar de outra ferramenta deve pedir autorização a [responsável].

Ferramenta	Conta autorizada	Para quê	Responsável
[ex.: assistente do Google Workspace da ONG]	Conta institucional	Textos, resumos, planilhas	[nome/cargo]
[ex.: recursos de IA do sistema de gestão]	Usuário nominal	Relatórios com dados do sistema	[nome/cargo]
[outra, se houver]

5. Regra das três cores

Verde, pode usar: textos públicos, ideias de comunicação, modelos de documento, perguntas gerais, dados agregados que não identifiquem ninguém.

Amarelo, só com cuidado e conta institucional: rascunhos de relatórios e projetos, documentos internos, informações de parceiros e doadores sob confidencialidade. Envie só o necessário.

Vermelho, nunca em ferramentas de IA de uso geral: nome, CPF, endereço, telefone e foto de pessoas atendidas, famílias e voluntários; relatos de atendimento, prontuários e laudos; dados de saúde e outros dados sensíveis; qualquer dado de criança ou adolescente; senhas e dados bancários; planilhas e exportações do sistema.

6. Anonimizar não é trocar o nome

Se for indispensável descrever uma situação real, use marcadores genéricos (a família A, o município X) e retire detalhes que permitam reconhecer a pessoa pelo contexto. Na dúvida, não envie.

7. Revisão humana

Todo texto gerado por IA é rascunho. Quem o assina ou publica é responsável por conferir fatos, números, nomes, datas e citações de leis antes do uso. Números de relatórios e de prestação de contas vêm sempre dos registros da ONG, nunca da IA.

8. Decisões sobre pessoas

A IA não decide quem é atendido, quem recebe vaga, benefício ou prioridade, nem avalia pessoas. Qualquer apoio de IA nessas situações exige aprovação prévia de [responsável], revisão humana real e canal para a pessoa pedir revisão da decisão.

9. Transparência

Quando a IA tratar dados de pessoas atendidas ou influenciar algo que as afete, a ONG informa isso de forma clara no [aviso de privacidade / termo de cadastro]. Imagens, textos e áudios gerados por IA que possam ser confundidos com pessoas reais serão identificados como tal, e não representarão pessoas atendidas.

10. Contas e segurança

Use apenas contas institucionais, com autenticação em dois fatores. Não compartilhe logins. Não instale extensões ou aplicativos de IA nos equipamentos da ONG sem autorização. Ao deixar a ONG, o acesso às ferramentas é encerrado e as contas institucionais permanecem com a organização.

11. Se algo foi enviado por engano

Avise [responsável] em até [uma hora/um dia útil], informando o que foi enviado, onde e quando. Avisar não gera punição. A ONG avaliará o risco, tomará as providências cabíveis e, quando a lei exigir, fará a comunicação aos titulares e à ANPD.

12. Responsáveis, dúvidas e revisão

Dúvidas, pedidos de nova ferramenta e relatos de erros devem ser dirigidos a [nome, cargo, contato]. Esta política é revisada a cada seis meses ou antes, se houver mudança de ferramenta, de lei ou incidente.

Anexo: termo de ciência

Declaro que li e entendi a Política de Uso de IA da [nome da ONG], que não inserirei dados de pessoas atendidas em ferramentas de IA não autorizadas e que avisarei [responsável] se ocorrer um envio indevido.

Nome: [] Função: [] Data: [] Assinatura: []

Como Adaptar Sem Perder o Essencial

• Cuide do tamanho. Se passar de duas páginas, ninguém lê. Mova o que for detalhe para um anexo.
• Troque cláusulas que a ONG não consegue cumprir. Exigir "registro de todo uso de IA" sem ferramenta para isso cria uma regra que será descumprida no primeiro dia.
• Adapte o vocabulário. Se a ONG usa "assistidos" ou "beneficiários", use o mesmo termo da casa.
• Inclua exemplos reais no treinamento, não na política. Ela fica enxuta, e o treinamento fica vivo.
• Ajuste às regras de parceiros. Se o termo de fomento ou o edital tem exigências de confidencialidade, a política deve respeitá-las. Veja IA em projetos e prestação de contas.
• Peça revisão jurídica. Principalmente nas cláusulas 9, 11 e no termo de ciência, que lidam com transparência, incidentes e vínculo com voluntários.

Como Colocar a Política em Prática

Uma política guardada na gaveta não protege ninguém. Um roteiro simples:

1. Aprovação pela direção, para dar peso ao documento.
2. Apresentação em 30 minutos à equipe e aos voluntários, com exemplos reais da ONG.
3. Assinatura do termo de ciência na entrada de cada pessoa. Para voluntários, combine com o termo de adesão.
4. Ferramenta aprovada disponível desde o primeiro dia. Sem alternativa, a regra vira obstáculo.
5. Biblioteca de pedidos prontos, como a de 15 prompts sem dados pessoais.
6. Revisão semestral, com registro do que mudou e do porquê. O texto sobre como evitar que a equipe envie dados pessoais para a IA detalha as camadas de apoio.

Perguntas Frequentes

Toda ONG precisa de uma política de IA?

Não há uma regra específica que obrigue toda ONG a ter um documento com esse nome. Mas, se a equipe usa IA, ter regras escritas é a forma mais simples de cumprir os deveres de segurança e de governança que a LGPD atribui a quem trata dados pessoais (arts. 46 e 50), e é o que financiadores e auditorias costumam procurar.

A política precisa ser aprovada pelo jurídico?

Não é obrigatório, mas é recomendável, sobretudo nas cláusulas de transparência, de incidentes e no termo de ciência. Uma ONG sem assessoria jurídica pode pedir apoio a um voluntário da área ou ao encarregado de dados.

Posso publicar a política no site?

Pode, e muitas vezes ajuda na transparência com parceiros e doadores. Publique uma versão resumida, sem detalhes internos como a lista de contas e responsáveis.

O que fazer com voluntários que usam IA por conta própria?

Converse, sem punição, e ofereça uma alternativa aprovada. Inclua a ciência da política na integração e reforce a regra das três cores. Quem não aceita as regras não deve acessar dados da ONG.

A política vale para IA dentro do sistema de gestão?

Vale, e deve registrar como o fornecedor trata os dados. No Nexus Social, por exemplo, a IA funciona dentro do sistema, com dados pessoais mascarados antes da chamada ao modelo, cotas por usuário e registro de cada uso na trilha de auditoria. Mesmo assim, a ONG deve incluir esse recurso na política e informar os atendidos quando for o caso.

Conclusão

Uma política de uso de IA não precisa ser longa nem difícil. Precisa dizer quais ferramentas são autorizadas, o que nunca vai para a IA, quem revisa o que sai, o que fazer em caso de erro e quem responde às dúvidas. Use o modelo como ponto de partida, adapte às decisões da sua ONG, treine a equipe e revise a cada semestre. O resultado é um documento curto que a equipe de fato consulta.

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Fontes e Referências

• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto — Segurança (art. 46), boas práticas e governança (art. 50) e comunicação de incidente (art. 48)