Matriz de obrigações da ONG: o que vence, quando, quem responde e como provar

Pontos-Chave sobre a Matriz de Obrigações

• Uma matriz de obrigações responde a cinco perguntas: o que a ONG precisa fazer, de onde vem a exigência, até quando, quem responde e que prova guarda.
• Nem tudo é obrigação. Há obrigação (lei, contrato, estatuto), boa prática recomendada e preferência da própria organização. Misturar os três gera medo desnecessário ou descuido real.
• Uma obrigação não se resolve com o tempo. Passou o prazo, ela está vencida, e só deixa de existir se for cumprida ou formalmente dispensada, com justificativa.
• "Não informado" não é "não possui". Se a ONG não sabe se está sujeita a uma exigência, o estado é "a verificar", e alguém precisa verificar.
• Uma planilha serve. O valor está em reunir e revisar, não na ferramenta.

Por Que as Obrigações Se Perdem

Em uma ONG, as exigências vêm de muitos lugares ao mesmo tempo:

• o estatuto (assembleia, eleições, atas);
• os termos de parceria e contratos (prestações de contas, relatórios, prazos de entrega);
• as certificações e registros (conselhos, cadastros, renovações);
• a proteção de dados (pedidos de titulares, incidentes, registros);
• a contabilidade e as obrigações fiscais e trabalhistas (cuidadas pelo contador);
• as condições de doadores e empresas parceiras (relatórios, uso da marca);
• as autorizações e documentos (alvarás, certidões, seguros).

Cada fonte tem seu prazo, sua forma e seu responsável provável, e muitas vivem na memória de uma pessoa só. Quando essa pessoa sai, ou simplesmente esquece, a ONG descobre a obrigação pelo prazo vencido.

A matriz de obrigações é a resposta: um único lugar onde a ONG lista o que precisa cumprir. O calendário anual de governança do texto sobre conselho fiscal, diretoria e rotina é um bom ponto de partida. A matriz o amplia.

As Colunas da Matriz

Coluna	O que registra	Exemplo
Obrigação	O que precisa ser feito	Enviar a prestação de contas parcial
Fonte	De onde vem a exigência	Cláusula do termo de parceria
Aplicabilidade	A quem e quando se aplica	Parceria vigente com o órgão X
Evento gerador	O que dispara a obrigação	Fim do trimestre; recebimento de pedido de titular
Prazo	Até quando	Trinta dias após o fim do período
Responsável	Quem responde por cumprir	Coordenadora financeira
Evidência	Que prova guarda	Protocolo de envio
Situação	Onde está	Aberta, a vencer, vencida, cumprida, dispensada

Duas colunas merecem destaque:

• Fonte. Ter a fonte escrita (estatuto, cláusula, artigo de lei, norma) é o que permite saber se é obrigação ou boa prática, e conferir se mudou.
• Evidência. Cumprir sem poder provar, para a ONG, quase equivale a não cumprir.

Obrigação, Boa Prática ou Preferência?

Classifique cada linha:

Tipo	Origem	Consequência de não cumprir
Obrigação	Lei, norma, contrato, instrumento de parceria, estatuto	Sanção, glosa, devolução, perda de registro ou de parceria
Boa prática	Orientações de autoridades, referências técnicas, experiência do setor	Risco maior, mas sem sanção direta
Preferência institucional	Decisão da própria ONG	Definida pela organização

A confusão custa caro nos dois sentidos. Tratar como obrigação o que é preferência cria burocracia e cansaço. Tratar como preferência o que é obrigação cria passivo. E vale uma cautela: exigências variam por instrumento, território e setor. O que vale para uma ONG com parceria pública pode não valer para outra que só capta de pessoas físicas. Na dúvida, o contador, o jurídico ou o órgão responsável respondem.

Os Estados de uma Obrigação

A situação deve ser derivada do prazo e do cumprimento, e não digitada ao sabor do humor:

• Aberta: existe, ainda dentro do prazo, e há tempo.
• A vencer: está dentro da janela de alerta (por exemplo, 30 ou 60 dias antes, definida pela ONG).
• Vencida: passou o prazo sem cumprimento.
• Cumprida: foi realizada, com evidência.
• Dispensada: não se aplica, com justificativa registrada e quem decidiu.

O princípio que sustenta isso: o tempo não resolve obrigação. Passar o prazo muda o estado para "vencida", e não para "esquecida". E dispensar exige justificativa, para que ninguém "resolva" uma pendência apenas apagando a linha.

Há ainda um estado que costuma ser ignorado: "a verificar". Se a ONG não sabe se uma exigência se aplica a ela, a linha entra na matriz assim, com um responsável por descobrir. É melhor que deixar a dúvida fora da lista.

Exemplo de Matriz com Linhas Típicas

As linhas abaixo são exemplos ilustrativos. Cada ONG tem as suas, e os prazos precisam ser confirmados nas fontes.

Obrigação	Fonte	Prazo	Responsável	Evidência
Assembleia anual e aprovação de contas	Estatuto	Conforme o estatuto	Presidência	Ata assinada
Prestações de contas de parcerias	Instrumento de cada parceria	Conforme o instrumento	Coordenação de projetos e financeiro	Protocolo de envio
Renovação de certidões e documentos	Edital, instrumento ou rotina da ONG	Antes do vencimento de cada documento	Administrativo	Certidões válidas na pasta
Transparência de informações da parceria	Regras aplicáveis ao instrumento (veja transparência no MROSC)	Conforme a norma	Comunicação e direção	Publicação registrada
Resposta a pedido de titular de dados	LGPD. A ANPD informa que a declaração completa deve ser fornecida em até 15 dias (veja direitos dos titulares)	15 dias, a partir do pedido	Encarregado ou responsável por dados	Registro do pedido e da resposta
Comunicação de incidente com dados pessoais	Resolução CD/ANPD nº 15/2024. A regra geral é de 3 dias úteis (veja plano de resposta a incidentes)	3 dias úteis a partir do conhecimento	Direção e encarregado	Registro do incidente e das comunicações
Obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas	Legislação aplicável, conforme o enquadramento da ONG	Calendário do contador	Contador, com acompanhamento da direção	Guias e recibos
Registro e renovação em conselhos e cadastros	Normas de cada conselho (veja CMAS, CNEAS e CEBAS)	Conforme cada registro	Direção	Comprovantes de inscrição
Termo de adesão de voluntários	Lei nº 9.608/1998 (veja termo de adesão)	Antes do início da atividade	Coordenação de voluntários	Termo assinado
Revisão semestral de acessos	Boa prática (revisão de acessos)	Semestral	Administração	Registro da revisão

Observe a última linha: ela é boa prática, e a matriz deve dizer isso. Assim ninguém a trata como obrigação legal, nem a esquece.

Como Montar a Primeira Matriz em Cinco Passos

1. Reúna os documentos-fonte

Estatuto, termos de parceria e contratos vigentes, certificados e registros, últimos relatórios enviados, política de dados (se houver) e a lista de obrigações do contador.

2. Leia procurando verbos e prazos

Em cada documento, marque o que a ONG "deve", "deverá", "comprometer-se-á" a fazer e os prazos. É trabalhoso na primeira vez, e depois só atualiza.

3. Preencha as colunas

Obrigação, fonte, prazo, responsável e evidência. Onde a informação faltar, escreva "a verificar" e atribua alguém para descobrir.

4. Classifique

Obrigação, boa prática ou preferência. Na dúvida, escreva "a confirmar com o jurídico ou o contador".

5. Defina a rotina de revisão

Uma reunião curta por mês, de vinte minutos, para ver: o que vence nos próximos 60 dias, o que está vencido, o que mudou (novo contrato, nova parceria, nova regra) e o que foi dispensado. O responsável pela matriz é quem convoca, mas cada linha tem seu dono.

Cuidados com a Matriz

• Não copie de outra ONG. A matriz de outra organização é inspiração, não resposta. Parcerias, território e enquadramento são diferentes.
• Registre a data da fonte. Normas e editais mudam. Anote quando a linha foi conferida pela última vez.
• Guarde a evidência, não só o aviso. Marcar "cumprida" sem o protocolo é opinião.
• Não use a matriz para "dar nota" de conformidade. Ela organiza o trabalho. Dizer que a ONG está "100% regular" exige uma análise que a matriz não substitui.
• Mantenha-a simples. Uma matriz com 200 linhas que ninguém lê é pior que uma com 30 que a diretoria revisa.
• Não coloque dados pessoais. A matriz precisa do nome do responsável pelo cargo ou função, e não de dados de pessoas atendidas.

Quem Responde pela Matriz

Em ONG pequena, uma pessoa organiza e a diretoria revisa. O ponto crítico é que a matriz não pode depender de quem a criou. Registre onde está, quem tem acesso e quem a substitui. O texto sobre dependência de uma pessoa só na ONG trata desse risco. Em organizações com conselho fiscal, vale incluir a revisão da matriz na pauta semestral.

Perguntas Frequentes

Toda ONG precisa de uma matriz de obrigações?

Não há uma norma que a exija com esse nome. Mas toda ONG tem obrigações, e saber quais são, de onde vêm e quando vencem é o que evita surpresas. Quanto mais parcerias e registros, mais útil a matriz.

Por onde começar se não conheço todas as obrigações?

Comece pelo que já existe: estatuto, termos de parceria vigentes e a lista do contador. Marque o que não souber como "a verificar" e atribua alguém. A matriz melhora a cada revisão.

Posso usar o calendário do Google ou uma planilha?

Pode. O essencial é ter a fonte, o prazo, o responsável e a evidência. Um calendário com alertas ajuda, e uma planilha guarda o detalhe.

O que fazer com uma obrigação vencida?

Registre como vencida, entenda por que passou, cumpra o que for possível e, se necessário, comunique a quem for devido. Não altere o prazo para "regularizar" a linha. O histórico é o que permite aprender.

Quem decide se uma obrigação não se aplica à ONG?

Quem tem competência para isso, com apoio do contador ou do jurídico. A decisão é registrada com justificativa e data. Dispensar sem registro é o mesmo que esquecer.

A matriz substitui o contador ou o jurídico?

Não. Ela organiza o que a ONG precisa fazer e fornece a pergunta certa a eles. As obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas, por exemplo, são acompanhadas pelo contador. A matriz registra que elas existem, quem responde e onde está a prova.

Conclusão

Uma matriz de obrigações transforma exigências dispersas em um painel que a diretoria consegue ler: o que é obrigação e o que é boa prática, quando vence, quem responde e onde está a prova. Comece pequena, com o estatuto, as parcerias vigentes e o calendário do contador, revise todo mês e deixe as dúvidas registradas como "a verificar". É um dos controles de melhor relação entre esforço e proteção para uma ONG, e um dos que mais agradam a financiadores.

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Fontes e Referências

• Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Planalto — Direitos do titular (art. 18) e comunicação de incidente (art. 48)
• Lei nº 9.608/1998 — Planalto — Termo de adesão do serviço voluntário (art. 2º)
• Lei nº 13.019/2014 (MROSC) — Planalto — Prestação de contas e transparência nas parcerias; as exigências variam conforme o instrumento
• Os prazos de 15 dias (declaração ao titular) e de 3 dias úteis (incidente) seguem o que já consta nos guias de LGPD e de incidentes deste blog, com base nas orientações da ANPD (Resolução CD/ANPD nº 15/2024)